ขึ้นปีใหม่ 2569 ทีไร หลายองค์กรโฟกัสไปที่เป้าหมายยอดขาย แผนขยายธุรกิจ หรือ KPI ใหม่ของทีมงาน แต่ในมุมของนายจ้างและฝ่าย HR ยังมี “ภารกิจสำคัญประจำปี” ที่ต้องจัดการให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้นปี เพราะถ้าพลาด ไม่ใช่แค่เสียภาพลักษณ์องค์กร แต่ยังอาจต้องเสียเงินเพิ่มโดยไม่จำเป็น
หนึ่งในเรื่องที่ถูกมองข้ามบ่อยที่สุด คือ การชำระเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน และการรายงานค่าจ้างประจำปี ซึ่งทั้งสองเรื่องนี้มีเส้นตายชัดเจน และเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานโดยตรง
บทความนี้ HRODTHAI จะพานายจ้าง ผู้บริหาร และ HR เช็กทุกประเด็นสำคัญของต้นปี 2569 แบบเข้าใจง่าย ไม่ต้องเปิดหลายเว็บ อ่านจบแล้วรู้ว่าต้องทำอะไร เมื่อไหร่ และทำอย่างไรให้ไม่พลาด
ทำไมต้นปีถึงเป็นช่วงสำคัญของนายจ้าง
ตามแนวปฏิบัติด้านแรงงานของไทย ต้นปีไม่ได้เป็นแค่ช่วงเริ่มนับปีบัญชีใหม่เท่านั้น แต่ยังเป็นช่วงที่หน่วยงานรัฐใช้ข้อมูลย้อนหลังจากปีที่ผ่านมา เพื่อคำนวณสิทธิประโยชน์ ความคุ้มครอง และเงินสมทบต่าง ๆ
สำหรับนายจ้าง การดำเนินการให้ครบถ้วนตั้งแต่เดือนมกราคม จึงไม่ใช่เรื่อง “ทำตามระเบียบ” อย่างเดียว แต่เป็นการลดความเสี่ยงในระยะยาว ทั้งเรื่องค่าปรับ ดอกเบี้ย และปัญหาการตรวจสอบย้อนหลัง
นายจ้างอย่าลืมชำระเงินสมทบ ภายในวันที่ 31 มกราคม 2569
3 เรื่องใหญ่ที่นายจ้างต้องรีบเช็กตั้งแต่ต้นปี 2569
- ชำระเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน ประจำปี 2569
- รายงานค่าจ้างลูกจ้าง ประจำปี 2568
- ชำระเงินสมทบเพิ่ม(ถ้ามี)
ทั้งสองเรื่องนี้เกี่ยวข้องกัน และถ้าทำช้าหรือทำไม่ครบ อาจมีผลต่อยอดเงินสมทบที่ต้องจ่ายเพิ่มในภายหลัง
เรื่องที่ 1 ชำระเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน ประจำปี 2569
กองทุนเงินทดแทนคืออะไร และทำไมนายจ้างต้องจ่าย
กองทุนเงินทดแทน เป็นกองทุนที่จัดตั้งขึ้นเพื่อคุ้มครองลูกจ้างในกรณีประสบอันตราย เจ็บป่วย ทุพพลภาพ หรือเสียชีวิต อันเนื่องมาจากการทำงาน
พูดง่าย ๆ คือ หากลูกจ้างได้รับอุบัติเหตุจากการทำงาน กองทุนนี้จะเป็นผู้จ่ายค่ารักษาพยาบาล ค่าทดแทนการขาดรายได้ และเงินชดเชยต่าง ๆ แทนนายจ้าง
เงินกองทุนนี้ ไม่ได้หักจากเงินเดือนลูกจ้าง แต่เป็นภาระหน้าที่ของนายจ้างโดยตรง กำหนดเวลาชำระเงินสมทบ สำหรับปี 2569 นายจ้างต้องชำระเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน ภายในวันที่ 31 มกราคม 2569 เส้นตายนี้ถือว่าสำคัญมาก เพราะหากพ้นกำหนดแล้ว จะมีผลทางกฎหมายทันที
ถ้าไม่ชำระเงินสมทบภายในกำหนด จะเกิดอะไรขึ้น
หลายองค์กรเข้าใจผิดว่า “ช้าไปนิดหน่อย เดี๋ยวค่อยจ่าย” แต่ในทางปฏิบัติ หากชำระเงินสมทบล่าช้า จะมีผลดังนี้
- ต้องชำระเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือนของเงินสมทบที่ค้างชำระ
- ถูกบันทึกประวัติการไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย
- อาจถูกตรวจสอบย้อนหลังในกรณีมีการร้องเรียนหรือเกิดอุบัติเหตุ
และที่สำคัญที่สุด หากลูกจ้างประสบอันตรายจากการทำงานในช่วงที่นายจ้างยังไม่ชำระเงินสมทบ นายจ้างอาจต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายเองทั้งหมด
เงินสมทบอาจดูเป็นค่าใช้จ่าย แต่ค่าความเสี่ยงจากการไม่จ่าย แพงกว่าหลายเท่า
ใครบ้างที่ต้องชำระเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน
นายจ้างทุกประเภทที่มีลูกจ้างตามกฎหมายแรงงาน ไม่ว่าจะเป็น
- บริษัทเอกชน
- ห้างหุ้นส่วน
- โรงงาน
- สถานประกอบการขนาดเล็ก
- ธุรกิจบริการ
- ร้านค้า ที่มีลูกจ้างประจำ
หากมีลูกจ้าง 1 คนขึ้นไป ก็เข้าข่ายต้องชำระเงินสมทบ
เรื่องที่ 2 รายงานค่าจ้าง ประจำปี 2568
ทำไมต้องรายงานค่าจ้างทุกปี
การรายงานค่าจ้าง เป็นข้อมูลพื้นฐานที่สำนักงานประกันสังคมใช้ในการ
- คำนวณเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลูกจ้าง
- ประเมินความเสี่ยงของสถานประกอบการ
ดังนั้น การรายงานค่าจ้างจึงไม่ใช่แค่ “งานเอกสาร” แต่เป็นข้อมูลตั้งต้นของระบบทั้งหมด
กำหนดเวลาการรายงานค่าจ้าง
สำหรับข้อมูลค่าจ้างประจำปี 2568 นายจ้างต้องรายงาน ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2569 ข้อมูลที่ต้องใช้ในการรายงานค่าจ้าง ในการรายงานค่าจ้าง นายจ้างต้องกรอกข้อมูลสำคัญดังนี้
- จำนวนลูกจ้าง ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2568
- ค่าจ้างที่จ่ายจริง ตั้งแต่เดือนมกราคม ถึง ธันวาคม 2568
- ค่าจ้างที่นำมาคำนวณ ไม่เกิน 240,000 บาทต่อคนต่อปี
หลายองค์กรพลาดตรงนี้ เพราะเข้าใจผิดว่าใช้เงินเดือนฐานอย่างเดียว ทั้งที่จริงต้องใช้ “ค่าจ้างที่จ่ายจริง” ตลอดปี
ค่าจ้างที่ถือว่าอยู่ในข่ายรายงาน มีอะไรบ้าง
โดยทั่วไป ค่าจ้างที่ต้องนำมารายงาน ได้แก่
- เงินเดือน
- ค่าล่วงเวลา
- ค่าคอมมิชชั่น
- โบนัส (ในกรณีที่เข้าข่ายค่าจ้างตามกฎหมาย)
- เงินประจำตำแหน่ง
หากไม่แน่ใจว่าเงินส่วนใดต้องนำมารวม ควรตรวจสอบแนวปฏิบัติของประกันสังคม หรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนส่งข้อมูล
เรื่องที่ 3 ชำระเงินสมทบเพิ่ม(ถ้ามี)
กรณีต้องชำระเงินสมทบเพิ่มจากการรายงานค่าจ้าง
หลังจากรายงานค่าจ้างแล้ว หากพบว่า
- ค่าจ้างที่รายงานสูงกว่าที่เคยนำส่งเงินสมทบ
- มีลูกจ้างเพิ่มขึ้นระหว่างปี
นายจ้างอาจต้องชำระเงินสมทบเพิ่ม
กำหนดเวลาชำระเงินสมทบส่วนที่เพิ่ม
คือ ภายในวันที่ 31 มีนาคม 2569 หากไม่ชำระภายในกำหนด จะถูกคิดเงินเพิ่มในอัตราเดียวกัน คือร้อยละ 2 ต่อเดือน ข้อผิดพลาดที่นายจ้างมักเจอทุกต้นปี จากประสบการณ์ของ HR และผู้ตรวจแรงงาน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่
- ลืมเส้นตาย เพราะคิดว่ายังมีเวลา
- เข้าใจว่าธุรกิจขนาดเล็กไม่ต้องรายงาน
- ใช้ข้อมูลค่าจ้างไม่ครบทั้งปี
- รายงานจำนวนลูกจ้างไม่ตรงกับความเป็นจริง
- ชำระเงินสมทบหลังจากเกิดอุบัติเหตุแล้ว
ซึ่งปัญหาเหล่านี้ มักนำไปสู่ค่าปรับและความยุ่งยากที่ไม่จำเป็น
วางแผนยังไงให้งานต้นปีไม่สะดุด
แนวทางง่าย ๆ ที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้กัน คือ
- เตรียมข้อมูลลูกจ้างตั้งแต่ปลายปี
- สรุปค่าจ้างทั้งปีภายในเดือนมกราคม
- ตั้งแจ้งเตือนเส้นตายสำคัญ
- มอบหมายผู้รับผิดชอบชัดเจน
หลายองค์กรเลือกให้ฝ่าย HR เป็นผู้ดูแลหลัก และรายงานสถานะให้ผู้บริหารทราบ เพื่อป้องกันการหลุดไทม์ไลน์
ประกันสังคม ไม่ใช่ภาระ แต่คือระบบคุ้มครอง
ประโยคที่หลายคนคุ้นหู
“ประกันสังคม คุ้มครองทุกวัย ใส่ใจทุกคน”
ไม่ได้เป็นแค่สโลแกน แต่สะท้อนแนวคิดของระบบแรงงานไทย ที่ต้องการให้ลูกจ้างมีหลักประกัน และให้นายจ้างสามารถบริหารความเสี่ยงได้อย่างเป็นระบบ
เมื่อองค์กรทำตามกฎหมายครบถ้วน
- ลูกจ้างอุ่นใจ
- นายจ้างสบายใจ
- ระบบแรงงานเดินหน้าได้อย่างยั่งยืน
สรุป
ปีใหม่ 2569 นายจ้างอย่าลืมภารกิจสำคัญ ต้องชำระเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน ประจำปี 2569 ภายในวันที่ 31 มกราคม 2569 และรายงานค่าจ้างประจำปี 2568 ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2569 โดยใช้ข้อมูลจำนวนลูกจ้าง ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2568 และค่าจ้างที่จ่ายจริงทั้งปี (ไม่เกิน 240,000 บาทต่อคนต่อปี) หากมีเงินสมทบเพิ่ม ต้องชำระให้แล้วเสร็จภายในวันที่ 31 มีนาคม 2569 ทำให้ครบ ตรงเวลา ลดความเสี่ยงค่าปรับ และ สบายใจทั้งปี 💙
สามารถตรวจสอบได้ที่ : https://www.sso.go.th/wpr/
หรือ โทรสอบถามสายด่วน 1506
ต้นปีจัดการให้จบ แล้วที่เหลือทั้งปี จะทำงานได้อย่างสบายใจมากขึ้นแน่นอนครับ 😊
