เทคนิคการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือ New QC 7 Tools

เทคนิคการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือ New QC 7 Tools New QC 7 Tools หรือ เครื่องมือจัดการคุณภาพใหม่ 7 ชนิด เป็นชุดเครื่องมือที่พัฒนาโดยสถาบัน JUSE ประเทศญี่ปุ่น เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถวางแผน ป้องกัน และแก้ไขปัญหาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือเหล่านี้เหมาะสำหรับผู้บริหารและพนักงานทุกระดับ

การแก้ไขปัญหาเป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการในองค์กรทุกประเภท การใช้เครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสมเป็นเรื่องสำคัญในการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือ New QC 7 Tools เป็นเครื่องมือที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ทีมงานสามารถวิเคราะห์ปัญหาอย่างเป็นระบบและพบวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมได้

ความสำคัญของคุณภาพ

คุณภาพเปรียบเสมือนรากฐานสำคัญ ที่นำไปสู่ความสำเร็จ และความยั่งยืนขององค์กร ทั้งในแง่ของการสร้างผลกำไร การตอบสนองความต้องการของลูกค้า และการพัฒนาคุณภาพชีวิตของบุคคล ดังนี้

1. ความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction) หัวใจสำคัญของธุรกิจ ลูกค้า คือ ผู้ตัดสินใจ ว่าสินค้าหรือบริการใดมีคุณค่า องค์กรที่ให้ความสำคัญกับคุณภาพ มุ่งมั่นผลิตสินค้า และบริการที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า ย่อมสร้างความพึงพอใจ และนำไปสู่ความภักดี ลูกค้าเหล่านี้ จะเป็นเสมือนกระบอกเสียง บอกต่อประสบการณ์ดี ๆ ดึงดูดลูกค้าใหม่ ๆ และสร้างโอกาสทางธุรกิจได้ในอนาคต

2. ลดต้นทุน (Cost Reduction) คุณภาพที่ดี ไม่ได้แปลว่าต้องลงทุนมากมายมหาศาล แต่หมายถึง การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความสูญเสีย และป้องกันข้อผิดพลาดในกระบวนการผลิต ส่งผลดีต่อต้นทุนโดยรวม องค์กรจะมีกำไรเพิ่มขึ้น และสามารถนำเงินกำไร ไปพัฒนาธุรกิจ ตอบแทนสังคม และเพิ่มสวัสดิการให้กับพนักงาน

3. การส่งมอบสินค้าและบริการตรงตามกำหนด (Delivery on Time) องค์กรที่มีระบบการผลิตที่มีคุณภาพ สามารถวางแผน ควบคุม และติดตามกระบวนการผลิต ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สินค้า และบริการจะถูกส่งมอบให้กับลูกค้า ตรงตามกำหนดเวลา สร้างความน่าเชื่อถือ รักษาชื่อเสียง และสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า

4. ยกระดับความต้องการของลูกค้า (Elevating Customer Expectations) ลูกค้ามีทางเลือกมากมาย องค์กรที่มุ่งมั่นพัฒนาสินค้า และบริการที่มีคุณภาพ ย่อมสร้างความแตกต่าง ดึงดูดลูกค้า ที่มีความต้องการสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูง องค์กรสามารถตั้งราคาสินค้าและบริการในระดับที่เหมาะสม สร้างรายได้และผลกำไรที่ยั่งยืน

5. คุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น (Improving Quality of Life) คุณภาพที่ดี ไม่ใช่แค่เรื่องของสินค้าและบริการ แต่ยังรวมไปถึงสภาพแวดล้อมการทำงาน องค์กรที่มีระบบการผลิตที่มีคุณภาพ ใส่ใจความปลอดภัย และสวัสดิการของพนักงาน ย่อมสร้างขวัญกำลังใจ พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลดีต่อคุณภาพชีวิต และความเป็นอยู่ที่ดีของบุคคลในสังคม

ตัวอย่างที่แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการรักษาคุณภาพ

โรงงานผลิตชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ ระบบควบคุมคุณภาพ ส่งผลให้สินค้ามีจำนวนชำรุดลดลง ประหยัดต้นทุน และสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า
โรงพยาบาล ระบบมาตรฐานการรักษา ส่งผลให้ผู้ป่วยได้รับการรักษาอย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และรวดเร็ว
บริษัทขนส่ง ระบบติดตามสินค้า ส่งผลให้สินค้าถูกส่งมอบตรงตามกำหนด ลดความสูญเสีย และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

การรักษาคุณภาพ เปรียบเสมือนการลงทุนที่คุ้มค่า องค์กรที่มุ่งมั่นพัฒนาคุณภาพ ย่อมประสบความสำเร็จ สร้างผลกำไร ตอบสนองความต้องการของลูกค้า และนำไปสู่คุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นของบุคคลในสังคม

เครื่องมือจัดการคุณภาพใหม่ 7 แบบ (The 7 New QC Tools)

เครื่องมือจัดการคุณภาพใหม่ 7 แบบ (The 7 New QC Tools) ประกอบด้วย

แผนภูมิการจัดกลุ่มความคิด (Affinity Diagram)
แผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ (Relation Diagram)
แผนภูมิต้นไม้ตัดสินใจ (Tree Diagram/ Decision Tree)
แผนภูมิเมตริกซ์ (Matrix Diagram)
แผนภาพการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงเมตริกซ์ (Matrix Data Analysis Chart)
แผนภาพทางเลือกตัดสินใจ เพื่อบริหารความเสี่ยง (Process Decision Program Chart)
แผนภูมิลูกศร (Arrow Diagram)

เครื่องมือจัดการคุณภาพใหม่ 7 แบบ (The 7 New QC Tools) ใช้เมื่อไหร่ และใช้อย่างไร

1.แผนภูมิการจัดกลุ่มความคิด (Affinity Diagram)

ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลที่เป็นคำพูด ความรู้สึกจากผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง นำมาจัดเป็นหมวดหมู่ เพื่อแยกกลุ่มของข้อมูลไว้สำหรับการนำมาวิเคราะห์ในขั้นต่อไป โดยตั้งคำถามว่า “ทำไม” “เพราะอะไร” จึงเกิดปัญหาดังกล่าวขึ้นในองค์กร (ทำไมถึงไม่บรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมาย?)

2.แผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ (Relation Diagram)

หลังจากจัดกลุ่มข้อมูล (Affinity Diagram) แล้ว ผู้บริหารควรมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่ต้องการจะแก้ไข/ป้องกันเพื่อใช้ในการวางแผนเชิงรุก และเชื่อมโยงกลุ่มข้อมูลที่ได้จากการจัดกลุ่มความคิด (Affinity Diagram) แต่ละกลุ่มแต่ละความคิด แสดงข้อมูลที่เป็นเหตุ-ข้อมูลที่เป็นผลและเชื่อมโยงจนกระทั่งทราบถึงต้นตอหรือสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา (Root Causes) เพื่อนำไปหาแผนงานแนวทางหรือวิธีการป้องกันปัญหาให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมายต่อไป

3.แผนภูมิต้นไม้ตัดสินใจ (Tree Diagram)

ใช้เพื่อหาแนวทางแก้ไข/ป้องกัน ในรูปของแผนงาน/แนวทางหรือวิธีการ โดยตอบคำถามว่า “ทำอย่างไร” เพื่อมุ่งสู่วัตถุประสงค์/เป้าหมายที่อยากเป็น โดยการมุ่งเน้นไปที่ต้นตอหรือสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา จากแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ (Relation Diagram)

4.แผนภูมิเมตริกซ์ (Matrix Diagram)

เป็นเครื่องมือที่ช่วยหาความสัมพันธ์ของวัตถุประสงค์/เป้าหมาย และแผนงาน/มาตรการ/วิธีการ ที่ได้จากการเสนอแนะขึ้นว่าแนวทางใดน่าจะมีความเป็นไปได้ มีความคุ้มค่า และส่งผลกระทบให้บรรลุถึงเป้าหมายได้ก่อน โดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่จำกัด อย่างเต็มประสิทธิภาพ/ประสิทธิผล

5. แผนภาพการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงเมตริกซ์ (Matrix Data Analysis Chart)

เป็นเครื่องมือที่ใช้เปรียบเทียบสมรรถนะ (Benchmark) จากมุมมองของลูกค้าและเทียบกับคู่แข่งที่เป็นผู้นำในด้านสินค้า หรือบริการคล้ายๆกับองค์กรของเรา วิธีนี้จะทำให้เห็นภาพว่าองค์กรเราอยู่ในตำแหน่งใด (Positioning) เพื่อมองกลยุทธ์ในการบริหารจัดการที่เหมาะสมต่อไปอย่างถูกทิศทาง

6.แผนภาพทางเลือกตัดสินใจเพื่อบริหารความเสี่ยง (Process Decision Program Chart, PDPC)

เป็นเครื่องมือที่ใช้ช่วยหาแนวทางซึ่งอาจเป็นแผนงาน/มาตรการ/วิธีการ โดยมุ่งเน้นไปยังอุปสรรคที่น่าจะมีโอกาสเกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมายที่กำหนดไว้ เมื่อทราบถึงทุกอุปสรรคในกระบวนการก็สามารถหาแนวทางในการขจัดอุปสรรคทุกประเภทที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต คล้ายกับการมีแผนปฏิบัติการฉุกเฉินรองรับไว้เผื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือความไม่แน่นอนที่จะเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ทำให้องค์กรมีความมั่นใจต่อการเผชิญกับ

7.แผนภูมิลูกศร (Arrow Diagram)

เป็นการวางแผนงานที่มีการกำหนดกิจกรรม ผู้รับผิดชอบ ระยะเวลา และลำดับก่อนหลังของแต่ละกิจกรรมว่ากิจกรรมใดควรทำก่อน-หลัง เพื่อที่จะบริหารโครงการหรือแผนงานให้บรรลุเป้าหมายได้ในระยะเวลาที่กำหนดไว้ และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า

การประยุกต์ใช้ QCC Concept เพื่อนำไปสู่กิจกรรมกลุ่ม QCC

QCC (Quality Control Cycle) คือ การพัฒนาการทำงาน หรือสร้างนวัตกรรมโดยอาศัย"กลุ่มควบคุมคุณภาพ" โดยการจัดตั้งกลุ่มย่อยระดมความคิดอย่างมีเหตุมีผล มีการใช้เครื่องมือและเทคนิคต่าง ๆ ในการแก้ไขปัญหา เพิ่มประสิทธิภาพและพัฒนากระบวนการทำงาน เพื่อพัฒนาตนเอง หลักการของ QCC จะเน้นการแก้ไขปัญหาของกระบวนการทำงานโดยกลุ่มย่อย มีขั้นตอนการดำเนินการ ดังนี้

ประโยชน์ของการทำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ (QCC)

ประโยชน์ของการนำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพมาใช้ในการแก้ปัญหาในองค์กรทำให้สามารถแก้ปัญหาในการทำงาน เกิดการลดต้นทุน และเกิดคุณภาพโดยรวม ซึ่งรายละเอียดของประโยชน์ที่เกิดขึ้น มีดังนี้

ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน

ผู้ปฏิบัติงานได้พัฒนาความรู้ความสามารถของตนเองเพิ่มมากขึ้น มีโอกาสแสดงออกและได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน
ได้พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา และวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ทำให้เกิดความร่วมมือ และเข้าใจอันดีระหว่างเพื่อนร่วมงาน เป็นการส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ต่อองค์กรหรือหน่วยงาน

ทำให้มีการควบคุมคุณภาพในกระบวนการผลิต
ลดต้นทุน และค่้าใช้จ่ายที่ไม่จำ่เป็นให้แก่หน่วยงาน
เพิ่มคุณภาพของสินค้าให้ดีขึ้น
สร้างความปลอดภัยในการทำงาน

ขั้นตอนในการนำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ (QCC) มาใช้ในองค์กร

ให้การอบรมและสร้างความรู้ความเข้าใจให้กับหัวหน้างาน หรือผู้บังคับบัญชา
แต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงานกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ
ดำเนินการจดทะเบียนกลุ่มคุณภาพ โดยจะต้องให้แต่ละกลุ่ม มีการตั้งชื่อกลุ่ม
สโลแกนของกลุ่ม และกำหนดคณะกรรมการของกลุ่ม จัดกิจกรรมกระตุ้นการทำงานกลุ่ม เช่น จัดให้มีการประกวด การแข่งขัน
ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนการทำ QCC ของพนักงานทั้งในด้านเวลาทำงาน และด้านงบประมาณ
ให้มีการนำเสนอผลการดำเนินงานกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ เช่น มีการจัดงาน วัน QCC
ประกาศผลกลุ่มที่ได้รางวัลชนะเลิศ และให้รางวัล
สรุปผลการดำเนินงานกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ
รวบรวมปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นในการนำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพมาใช้ในองค์กร และหาวิธีการปรับปรุงแก้ไข

สรุป

New QC 7 Tools เป็นชุดเครื่องมือจัดการคุณภาพใหม่ 7 ชนิด พัฒนาโดยสถาบัน JUSE ประเทศญี่ปุ่น มุ่งเน้นไปที่การวางแผน ป้องกัน และแก้ไขปัญหาคุณภาพ เหมาะสำหรับผู้บริหารและพนักงานทุกระดับ