เทคนิคการบริหารและควบคุมสินค้าคงคลังอย่างมืออาชีพ (Professional inventory management and Control techniques)

เทคนิคการบริหารและควบคุมสินค้าคงคลังอย่างมืออาชีพ

การบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจทุกประเภท เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับต้นทุน การบริการลูกค้า และความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ นี่คือเทคนิคสำคัญ ๆ ที่ธุรกิจทั่วไปนำมาใช้ในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

การบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

เหตุผลที่ธุรกิจต้องให้ความสำคัญกับการบริหารสินค้าคงคลัง

การบริหารสินค้าคงคลังเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ เพราะการบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดี จะส่งผลต่อประสิทธิภาพของธุรกิจในหลายด้าน ดังนี้

เหตุผลที่ธุรกิจต้องให้ความสำคัญกับการบริหารสินค้าคงคลัง

1.ลดต้นทุนการดำเนินงาน

ลดต้นทุนการสั่งซื้อ: การวางแผนการสั่งซื้อที่แม่นยำ ช่วยลดจำนวนครั้งในการสั่งซื้อ และป้องกันการสั่งซื้อเกินความจำเป็น ซึ่งจะลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อ เช่น ค่าขนส่ง ค่าเอกสาร และค่าโทรคมนาคม

ลดต้นทุนการเก็บรักษา: การมีสินค้าคงคลังในปริมาณที่เหมาะสม ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา เช่น ค่าเช่าโกดัง ค่าประกัน ค่าไฟฟ้า ค่าแรงงาน และค่าเสื่อมของสินค้า

ลดต้นทุนที่เกิดจากสินค้าเสียหายหรือสูญหาย: ระบบการบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดี ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดสินค้าเสียหายหรือสูญหาย เช่น สินค้าหมดอายุ สินค้าเสียหายจากการขนส่ง หรือการขโมย ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากการทิ้งสินค้า

2. ปรับปรุงการบริการลูกค้า

เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: การมีสินค้าคงคลังเพียงพอและหลากหลาย ช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและตรงเวลา ซึ่งจะสร้างความพึงพอใจและความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

ลดระยะเวลาในการรอสินค้า: การมีสินค้าพร้อมส่ง ทำให้ลูกค้าไม่ต้องรอสินค้าเป็นเวลานาน ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่จะสูญเสียลูกค้าไปยังคู่แข่ง

3.ป้องกันการขาดแคลนสินค้า

ลดความเสี่ยงในการขาดสต็อก: การวางแผนการผลิตและการจัดซื้อที่แม่นยำ ช่วยป้องกันปัญหาสินค้าขาดสต็อก ซึ่งจะส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจและทำให้สูญเสียยอดขาย

รักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า: การมีสินค้าพร้อมส่งเสมอ จะช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และสร้างความมั่นใจให้ลูกค้ากลับมาซื้อสินค้าซ้ำ

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและการดำเนินงาน

เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต: การมีวัตถุดิบเพียงพอต่อการผลิต ช่วยให้กระบวนการผลิตเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และลดเวลาที่เสียไปจากการรอวัตถุดิบ

ปรับปรุงกระบวนการทำงาน: ระบบการบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดี ช่วยให้สามารถติดตามและควบคุมกระบวนการทำงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การรับสินค้า การจัดเก็บสินค้า และการออกสินค้า

5.เพิ่มความสามารถในการวางแผนและการตัดสินใจ

วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ: ข้อมูลสินค้าคงคลังสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อทำความเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า และวางแผนการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คาดการณ์ความต้องการของตลาด: การวิเคราะห์ข้อมูลยอดขายในอดีต ช่วยให้สามารถคาดการณ์ความต้องการของตลาดในอนาคต และวางแผนการผลิตและการจัดซื้อได้อย่างเหมาะสม

การบริหารสินค้าคงคลังที่ดีเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจ เพราะช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับตัวเข้ากับสภาวะตลาดที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

เหตุผลที่ต้องเก็บสต๊อกสินค้า

เหตุผลที่ต้องเก็บสต๊อกสินค้า

ภาพรวมของการมีสต็อกสินค้า

• Supply (อุปทาน): หมายถึงปริมาณสินค้าที่มีอยู่ในคลัง ซึ่งอาจมีการผันผวนขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น การผลิต การจัดส่ง และความต้องการของตลาด
• Demand (อุปสงค์): หมายถึงความต้องการของลูกค้าที่มีต่อสินค้า ซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ตามฤดูกาล เศรษฐกิจ และปัจจัยอื่นๆ
• Buffer (ส่วนต่าง): คือปริมาณสินค้าที่เก็บไว้เพื่อรองรับความผันผวนของอุปสงค์และอุปทาน ช่วยป้องกันปัญหาสินค้าขาดตลาดหรือมีสินค้าคงคลังมากเกินไป

เหตุผลที่ต้องเก็บสต๊อกสินค้า (โดยทั่วไป)

• ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันที: การมีสินค้าคงคลังเพียงพอช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าได้ทันที เพิ่มความพึงพอใจและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า
• ลดต้นทุนในการผลิตและขนส่ง: การผลิตสินค้าเป็นจำนวนมากในครั้งเดียวและเก็บไว้ในคลัง ช่วยลดต้นทุนในการตั้งค่าเครื่องจักรและการขนส่ง
• ป้องกันความเสี่ยงจากการขาดแคลนสินค้า: การมีสินค้าคงคลังช่วยให้ธุรกิจสามารถรับมือกับความผันผวนของตลาดได้ดีขึ้น เช่น ในกรณีที่เกิดปัญหาในการผลิตหรือการขนส่ง
• สร้างโอกาสในการขาย: การมีสินค้าคงคลังหลากหลาย ช่วยให้ธุรกิจสามารถนำเสนอสินค้าให้กับลูกค้าได้มากขึ้น และเพิ่มโอกาสในการขาย
• รองรับการเปลี่ยนแปลงของตลาด: การมีสินค้าคงคลังช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็ว เช่น การเปิดตัวสินค้าใหม่หรือการปรับเปลี่ยนราคา

อย่างไรก็ตาม การเก็บสต็อกสินค้ามากเกินไปก็อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจได้เช่นกัน เช่น ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้าที่สูงขึ้น ความเสี่ยงที่สินค้าจะเสียหายหรือหมดอายุ และการขาดสภาพคล่องทางการเงิน

ดังนั้น การบริหารจัดการสินค้าคงคลังจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องให้ความใส่ใจ โดยธุรกิจควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ต้นทุนในการผลิตและเก็บรักษา ความต้องการของลูกค้า และความผันผวนของตลาด เพื่อกำหนดระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

สินค้าคงคลังต้องรู้อะไรบ้าง

สินค้าคงคลัง คืออะไร?

สินค้าคงคลัง ( Inventory) หมายถึง วัสดุหรือสินค้าต่างๆ ที่เก็บไว้เพื่อใช้ ประโยชน์ในการดำเนินงาน อาจเป็นการดำเนินงานผลิต ดำเนินการขาย หรือดำเนินงานอื่นๆ สินค้าคงคลังสามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภท ได้แก่

สินค้าคงคลัง

1. วัตถุดิบ (Raw Material) คือ สิ่งของหรือชิ้นส่วนที่ซื้อมาใช้ในการผลิต
2. งานระหว่างทำ (Work-in-Process; WIP) คือ ชิ้นงานที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตหรือ รอคอยที่จะผลิตหรือรอคอยที่จะผลิตในขั้นตอนต่อไป โดยที่ยังผ่านกระบวนการผลิตไม่ครบทุกขั้นตอน
3. วัสดุซ่อมบำรุง (Maintenance Repair & Operating Supplies; MRO) คือ ชิ้นส่วนหรืออะไหล่เครื่องจักรที่ส ารองไว้เผื่อเปลี่ยนเมื่อชิ้นส่วนเดิมเสียหรือหมดอายุการใช้งาน
4. สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods; FG) คือ ปัจจัยการผลิตที่ผ่านทุกกระบวนการ ผลิตครบถ้วนพร้อมที่จะขายให้ลูกค้าได

สินค้าคงคลัง คือ สินค้าที่ธุรกิจเก็บไว้เพื่อใช้ในการผลิตหรือจำหน่ายในอนาคต อาจเป็นวัตถุดิบ สินค้าระหว่างผลิต หรือสินค้าสำเร็จรูป การบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดี จะช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

สิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับสินค้าคงคลัง

ปัจจัยสำคัญหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลัง ได้แก่

• ชนิดของสินค้า: แต่ละชนิดของสินค้าจะมีลักษณะและความต้องการที่แตกต่างกัน เช่น วัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูป สินค้าคงคลังในระหว่างกระบวนการผลิต
• ต้นทุนสินค้า: รวมถึงต้นทุนการผลิต ต้นทุนการจัดเก็บ และต้นทุนการขนส่ง
• การสั่งซื้อสินค้า: ปริมาณที่สั่งซื้อ เวลาที่เหมาะสมในการสั่งซื้อ และผู้จัดจำหน่าย
• การจัดเก็บสินค้า: สถานที่จัดเก็บ วิธีการจัดเก็บ และระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง

ทำไมต้องบริหารจัดการสินค้าคงคลัง?

ทำไมต้องบริหารจัดการสินค้าคงคลัง?

• ลดต้นทุน: การมีสินค้าคงคลังมากเกินไปจะทำให้เกิดต้นทุนในการจัดเก็บที่สูงขึ้น ในขณะที่สินค้าคงคลังน้อยเกินไปอาจทำให้ขาดแคลนสินค้าและเสียโอกาสทางธุรกิจ
• เพิ่มประสิทธิภาพ: การบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยให้กระบวนการผลิตและการจัดจำหน่ายเป็นไปอย่างราบรื่น
• ตอบสนองความต้องการของลูกค้า: การมีสินค้าคงคลังเพียงพอจะช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าได้ทันที

วิธีการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

มีหลายวิธีในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง เช่น

• ระบบ ABC: จัดกลุ่มสินค้าตามความสำคัญและมูลค่า เพื่อให้สามารถบริหารจัดการสินค้าได้อย่างเหมาะสม
• ระบบ EOQ: คำนวณปริมาณการสั่งซื้อสินค้าที่เหมาะสมที่สุดเพื่อลดต้นทุน
• ระบบ JIT: ผลิตสินค้าตามความต้องการของลูกค้าในปัจจุบัน เพื่อลดปริมาณสินค้าคงคลัง
• ระบบ Kanban: ใช้การ์ดเพื่อควบคุมการผลิตและการจัดส่งวัตถุดิบ

ระบบ ABC วิธีจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ

ระบบ ABC หรือ Activity-Based Costing เมื่อนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง จะช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดกลุ่มสินค้าตามความสำคัญและมูลค่าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้สามารถบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างเหมาะสม ลดต้นทุน และเพิ่มผลกำไร

ทำไมต้องใช้ระบบ ABC ในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง?

ทำไมต้องใช้ระบบ ABC ในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง?

• ความสำคัญของสินค้าไม่เท่ากัน: ไม่ใช่ทุกสินค้าจะมีความสำคัญและสร้างผลกำไรให้กับธุรกิจเท่ากัน
• การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ: ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดสรรทรัพยากร เช่น เวลา บุคลากร และงบประมาณ ไปยังสินค้าที่มีความสำคัญมากที่สุด
• ลดต้นทุน: ช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น เช่น ค่าเช่าคลังสินค้า ค่าประกัน และค่าเสื่อมของสินค้า
• เพิ่มผลกำไร: ช่วยเพิ่มผลกำไรโดยการเพิ่มยอดขายสินค้าที่มีความสำคัญและลดการสูญเสียจากสินค้าที่ขายไม่ได้

การแบ่งกลุ่มสินค้าด้วยระบบ ABC

โดยทั่วไปแล้ว ระบบ ABC จะแบ่งสินค้าออกเป็น 3 กลุ่มหลัก ได้แก่

• กลุ่ม A (สินค้าสำคัญ): เป็นสินค้าที่มีมูลค่าสูง สร้างกำไรให้กับธุรกิจมากที่สุด และมีความผันผวนของความต้องการสูง ควรให้ความสำคัญในการบริหารจัดการเป็นพิเศษ เช่น การติดตามสต็อกอย่างใกล้ชิด การวางแผนการผลิตและการจัดซื้ออย่างแม่นยำ
• กลุ่ม B (สินค้าปานกลาง): เป็นสินค้าที่มีมูลค่าปานกลาง และมีความสำคัญรองลงมาจากกลุ่ม A ควรมีการบริหารจัดการในระดับปานกลาง เช่น การตรวจสอบสต็อกเป็นระยะ
• กลุ่ม C (สินค้าทั่วไป): เป็นสินค้าที่มีมูลค่าน้อย และมีความสำคัญน้อยที่สุด ควรมีการบริหารจัดการในระดับพื้นฐาน เช่น การนับสต็อกเป็นประจำ

ขั้นตอนการนำระบบ ABC ไปใช้

1. รวบรวมข้อมูล: รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า เช่น มูลค่าสินค้า ยอดขาย ต้นทุน และความถี่ในการสั่งซื้อ
2. จัดอันดับสินค้า: จัดอันดับสินค้าตามเกณฑ์ที่กำหนด เช่น มูลค่ารวมของยอดขายต่อปี
3. แบ่งกลุ่มสินค้า: แบ่งสินค้าออกเป็น 3 กลุ่ม A, B, C ตามเกณฑ์ที่กำหนด
4. กำหนดระดับการควบคุม: กำหนดระดับการควบคุมที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละกลุ่มสินค้า
5. ติดตามและประเมินผล: ติดตามผลการดำเนินงานและปรับปรุงระบบให้ดียิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ระบบ ABC

• การตัดสินใจที่แม่นยำขึ้น: สามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดซื้อ การผลิต และการจัดเก็บสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ลดต้นทุนการดำเนินงาน: ช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น เช่น ค่าเช่าคลังสินค้า ค่าประกัน และค่าเสื่อมของสินค้า
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ปรับปรุงกระบวนการทำงาน: ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบ ABC เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยให้ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และเพิ่มผลกำไรได้อย่างมีนัยสำคัญ หากคุณสนใจที่จะนำระบบ ABC ไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจของคุณ สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้

ระบบ EOQ (Economic Order Quantity) หาปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสม

ระบบ EOQ (Economic Order Quantity) หาปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสม

EOQ หรือ Economic Order Quantity คือ ปริมาณการสั่งซื้อสินค้าที่เหมาะสมที่สุด ที่จะทำให้เกิดต้นทุนรวมในการสั่งซื้อและการเก็บรักษาน้อยที่สุดนั่นเองครับ

ทำไมต้องใช้ EOQ ?

• ลดต้นทุน: การสั่งซื้อสินค้าในปริมาณที่พอดี ไม่มากเกินไปหรือขาดเกินไป ช่วยลดต้นทุนในการสั่งซื้อ (เช่น ค่าขนส่ง, ค่าเอกสาร) และต้นทุนในการเก็บรักษา (เช่น ค่าเช่าโกดัง, ค่าเสื่อมสินค้า)
• เพิ่มประสิทธิภาพ: การมีสินค้าคงคลังที่เหมาะสม ทำให้การดำเนินงานของธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ขาดแคลนสินค้าและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษามากเกินไป
• ป้องกันความเสี่ยง: การใช้ EOQ ช่วยลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนสินค้า หรือการมีสินค้าคงคลังล้นเกิน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อยอดขายและความพึงพอใจของลูกค้า

ระบบ EOQ เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และป้องกันความเสี่ยงได้ อย่างไรก็ตาม การนำ EOQ ไปใช้ควรพิจารณาถึงปัจจัยอื่นๆ ร่วมด้วย เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

สรุป

การบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจทุกประเภท เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับต้นทุน การบริการลูกค้า และความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ การบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว