เทคนิคการจัดทำ 7ส เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มผลผลิต
การบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพและผลผลิตที่ดีเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องการมีการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ มันเกิดจากการวางแผนและการปฏิบัติที่ดีในทุกมิติขององค์กร ในบทความนี้ HR-ODTHAI.COM จะนำเทคนิคที่สำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตขององค์กรผ่านกรอบการจัดทำ 7S ที่เป็นที่นิยมอย่างแพร่หลายในวงการธุรกิจ ซึ่งมาพร้อมกับแนวคิดและกลยุทธ์ที่สำคัญที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตและประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนได้ มาให้ทุกท่านได้อ่านกันนะคะ หากมีข้อเสนอแนะสามารถ ติดต่อทีมงาน ได้ที่นี่
7ส คืออะไร และมีอะไรบ้าง
7ส เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
7ส (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, Seikan, and Seiketsu) เป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดการสถานที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและผลผลิต ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้
1. สะสาง (Seiri)
- กำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็น ไม่ได้ใช้ เลิกใช้ เสียหาย หรือไม่เกี่ยวข้องกับงานออกจากพื้นที่ทำงาน
- แยกแยะสิ่งของที่จำเป็นออกเป็นหมวดหมู่ เช่น อุปกรณ์ เอกสาร ของใช้ส่วนตัว
- จัดเก็บสิ่งของที่จำเป็นในที่ที่เหมาะสม หาง่าย หยิบจับสะดวก
2. สะดวก (Seiton)
- จัดวางสิ่งของให้เป็นระเบียบ หาง่าย หยิบจับสะดวก
- กำหนดตำแหน่งวางของให้แน่นอน
- ใช้ระบบการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ เช่น ชั้นวางของ ลิ้นชัก ป้ายชื่อ
3. สะอาด (Seiso)
- ทำความสะอาดพื้นที่ทำงาน อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้ และสิ่งของต่างๆ เป็นประจำ
- ตรวจสอบความสะอาด ป้องกันฝุ่นละออง สิ่งสกปรก แมลงสัตว์
- รักษาสุขอนามัยส่วนตัว
4. สร้างมาตรฐาน (Seiketsu)
- กำหนดมาตรฐานการทำงาน การจัดเก็บ การทำความสะอาด
- กำหนดวิธีการปฏิบัติงานที่ชัดเจน
- ตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงานตามมาตรฐาน
5. สร้างนิสัย (Shitsuke)
- ปลูกฝังวัฒนธรรม 7ส ให้เป็นนิสัยของบุคลากร
- ส่งเสริมให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการจัดการสถานที่ทำงาน
- เน้นย้ำความสำคัญของ 7ส อย่างต่อเนื่อง
6. สวยงาม (Seikan)
- จัดแต่งพื้นที่ทำงานให้สวยงาม น่ามอง
- สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี
- ปลูกต้นไม้ ดอกไม้
7. สิ่งแวดล้อม (Seiketsu)
- รักษาความปลอดภัยของสถานที่ทำงาน
- ป้องกันอุบัติเหตุ
- ส่งเสริมสุขภาพอนามัยที่ดี
หลัก 1A3R คืออะไร
หลัก 1A3R คืออะไร
หลัก 1A3R เป็นแนวคิดในการจัดการสิ่งของและทรัพยากรเพื่อลดขยะและใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้
1. Avoid (งด/เลี่ยง): หลีกเลี่ยงการใช้สิ่งของที่ไม่จำเป็น ซื้อของเท่าที่จำเป็น เลือกใช้สินค้าที่ทนทาน ใช้งานซ้ำได้
2. Abate (ลด): ลดการใช้สิ่งของ เช่น ปิดไฟเมื่อไม่ใช้งาน ใช้น้ำอย่างประหยัด พิมพ์เอกสารเฉพาะที่จำเป็น
3. Reuse (ใช้ซ้ำ): นำสิ่งของกลับมาใช้ซ้ำ ซ่อมแซมสิ่งของที่เสียหาย บริจาคสิ่งของที่ไม่ใช้แล้ว
4. Recycle (รีไซเคิล): แยกขยะรีไซเคิล นำไปแปรรูปเป็นสินค้าใหม่
ตัวอย่างการประยุกต์ใช้หลัก 1A3R ในการทำงาน
- ประหยัดไฟฟ้า: ปิดไฟเมื่อไม่ใช้งาน ใช้หลอดไฟประหยัดพลังงาน ถอดปลั๊กเครื่องใช้ไฟฟ้าเมื่อไม่ใช้งาน
- ประหยัดน้ำ: ปิดก๊อกน้ำเมื่อไม่ใช้งาน ใช้น้ำอาบน้ำให้น้อยลง เก็บน้ำฝนไว้รดน้ำต้นไม้
- ประหยัดกระดาษ: พิมพ์เอกสารเฉพาะที่จำเป็น ใช้กระดาษสองหน้า นำกระดาษเก่ามาใช้เป็นกระดาษโน้ต
- ประหยัดหมึกพิมพ์: ปรับขนาดตัวอักษรให้เหมาะสม ใช้โหมดประหยัดหมึก พิมพ์เอกสารเป็นแบบดิจิทัล
- ประหยัดวัสดุสิ้นเปลือง: ใช้แฟ้มเอกสารแบบใช้ซ้ำ ใช้แก้วน้ำส่วนตัว พกถุงผ้าไปช้อปปิ้ง
ประโยชน์ของ 7ส
ประโยชน์ของ 7ส
7ส เป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดการสถานที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและผลผลิต โดยมีประโยชน์ดังนี้
- หน่วยงานสะอาด สวยงามเป็นระเบียบเรียบร้อย
- ผู้ที่มาติดต่อได้รับความสะดวก รวดเร็วขึ้น
- สร้างบรรยากาศ สิ่งแวดล้อมที่ดีในการทำงาน
- มีความปลอดภัยในการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยการบำรุงรักษาอุปกรณ์
- เป็นตัวอย่างที่ดีให้แก่หน่วยงานอื่น
- เป็นการประหยัดพลังงานและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม
องค์ประกอบการเพิ่มผลผลิต
องค์ประกอบการเพิ่มผลผลิต (Productivity Elements) หมายถึง ปัจจัยต่างๆ ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลลัพธ์ที่ได้ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 7 ประการ ดังนี้
องค์ประกอบการเพิ่มผลผลิต
1. คุณภาพ (Quality) หมายถึง การผลิตสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพตรงตามความต้องการของลูกค้า ปราศจากข้อบกพร่อง ปลอดภัย ใช้งานได้จริง และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
2. ต้นทุน (Cost) หมายถึง การลดต้นทุนการผลิตสินค้าหรือบริการให้น้อยที่สุด โดยไม่ลดคุณภาพ
3. การส่งมอบ (Delivery) หมายถึง การส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าตรงเวลา ครบถ้วน ถูกต้อง
4. ความปลอดภัย (Safety) หมายถึง การสร้างสถานที่ทำงานที่ปลอดภัย ป้องกันอุบัติเหตุ และส่งเสริมสุขภาพอนามัยที่ดีให้กับพนักงาน
5. ขวัญและกำลังใจในการทำงาน (Morale) หมายถึง การสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี พนักงานรู้สึกสบายใจ มีความสุข มีส่วนร่วมในการทำงาน และมีประสิทธิภาพในการทำงาน
6. สิ่งแวดล้อม (Environment) หมายถึง การรักษาสิ่งแวดล้อม ลดมลพิษ ใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า
7. จริยธรรม (Ethics) หมายถึง การดำเนินธุรกิจอย่างมีจริยธรรม โปร่งใส ยุติธรรม รับผิดชอบต่อสังคม
องค์ประกอบทั้ง 7 ประการนี้มีความสัมพันธ์กัน และส่งผลต่อกันและกัน
- คุณภาพ ที่ดี จะช่วยดึงดูดลูกค้า เพิ่มยอดขาย และสร้างรายได้
- ต้นทุน ที่ต่ำ จะช่วยเพิ่มกำไร
- การส่งมอบ ที่ตรงเวลา จะสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
- ความปลอดภัย ที่ดี จะช่วยลดอุบัติเหตุ และส่งเสริมสุขภาพอนามัยที่ดีให้กับพนักงาน
- ขวัญและกำลังใจในการทำงาน ที่ดี จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- สิ่งแวดล้อม ที่ดี จะช่วยลดมลพิษ และสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร
- จริยธรรม ที่ดี จะสร้างความน่าเชื่อถือ และความยั่งยืนให้กับธุรกิจ
ดังนั้น องค์กรจึงควรให้ความสำคัญกับองค์ประกอบทั้ง 7 ประการนี้ เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มผลผลิต และสร้างความยั่งยืนให้กับธุรกิจ
7 ขั้นตอน ในการเตรียมการ
7 ขั้นตอน ในการเตรียมการ
7ส เป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดการสถานที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและผลผลิต โดยมีขั้นตอนในการเตรียมการดังนี้
1. ประกาศนโยบายและจัดตั้งหน่วยงานส่งเสริม 7ส
- ประกาศนโยบาย 7ส ขององค์กร โดยผู้บริหารระดับสูง
- แต่งตั้งคณะกรรมการส่งเสริม 7ส
- กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัด 7ส
- เตรียมงบประมาณและทรัพยากร
2. การแบ่งพื้นที่รับผิดชอบ
- แบ่งพื้นที่ทำงานออกเป็นโซนต่างๆ
- กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละโซน
- กำหนดมาตรฐาน 7ส สำหรับแต่ละโซน
3. การจัดทำคู่มือ 7 ส
- อธิบายความหมายและหลักการ 7ส
- แนวทางการดำเนินการ 7ส แต่ละขั้นตอน
- ตัวอย่างการจัดระเบียบสถานที่ทำงาน
- เอกสารและแบบฟอร์มต่างๆ
4. การให้ความรู้ 7 ส
- จัดอบรมให้ความรู้แก่พนักงานทุกระดับ
- อธิบายประโยชน์ของ 7ส
- ฝึกอบรมทักษะการจัดระเบียบสถานที่ทำงาน
- ตอบข้อสงสัยและให้คำปรึกษา
5. การจัดทำบอร์ด7 ส
- จัดทำบอร์ด 7ส สำหรับแต่ละโซน
- แสดงเป้าหมาย 7ส
- แสดงความคืบหน้า 7ส
- แสดงผลงาน 7ส
- แสดงข้อเสนอแนะ
6. พิธีเปิด (Kick Off)
- จัดพิธีเปิดงาน 7ส อย่างเป็นทางการ
- ประกาศนโยบาย 7ส อีกครั้ง
- มอบหมายงานให้ผู้รับผิดชอบ
- กระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วม
7. การทำความสะอาดใหญ่ (Big Cleaning Day)
- กำหนดวันทำความสะอาดใหญ่
- ระดมพนักงานทุกคนเข้าร่วม
- ทำความสะอาดสถานที่ทำงานทั้งหมด
- กำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็น
- จัดระเบียบสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบ
หลังจากดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว องค์กรควรมีการติดตามผล ประเมินผล และปรับปรุงการดำเนินการ 7ส อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
ทำไมต้องทำ 7ส
ทำไมต้องทำ 7ส
7ส เป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดการสถานที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและผลผลิต มีประโยชน์ดังนี้
1. สร้างสถานที่ทำงานที่สะอาด เป็นระเบียบ ปลอดภัย
- ลดความเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ
- ป้องกันการสูญเสียทรัพย์สิน
- ส่งเสริมสุขภาพอนามัยที่ดี
- สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- หาของง่าย หยิบจับสะดวก
- ลดเวลาในการค้นหาสิ่งของ
- ลดความผิดพลาด
- เพิ่มความคล่องแคล่วในการทำงาน
3. เพิ่มผลผลิต
- ทำงานเสร็จเร็วขึ้น
- ทำงานได้ถูกต้องแม่นยำ
- ประหยัดเวลา
- ประหยัดทรัพยากร
4. ลดต้นทุน
- ลดความสูญเสียของทรัพย์สิน
- ประหยัดพลังงาน
- ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา
- ยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์
5. สร้างขวัญกำลังใจให้พนักงาน
- พนักงานรู้สึกสบายใจ
- พนักงานทำงานอย่างมีความสุข
- พนักงานมีส่วนร่วมในการทำงาน
- พนักงานมีประสิทธิภาพในการทำงาน
6. ส่งเสริมภาพลักษณ์องค์กร
- องค์กรดูเป็นมืออาชีพ
- องค์กรดูน่าเชื่อถือ
- องค์กรสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า
- องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดี
7. ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร
- พนักงานมีวินัย
- พนักงานมีความรับผิดชอบ
- พนักงานทำงานเป็นทีม
- องค์กรมีวัฒนธรรมการทำงานที่ดี
สรุป
7ส คืออะไร และมีอะไรบ้าง 7ส ประกอบด้วย ส1 : สะสาง ส2 : สะดวก ส3 : สะอาด ส4 : สร้างมาตรฐาน ส5 : สร้างนิสัย ส6 : สวยงาม ส7 : สิ่งแวดล้อม การใช้เทคนิคการจัดทำ 7S เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตขององค์กรไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างพื้นที่ที่เป็นสิ่งแวดล้อมที่เต็มไปด้วยความสุขและความพึงพอใจสำหรับพนักงานด้วย ซึ่งส่งผลต่อการสร้างความเชื่อมั่นและการมีส่วนร่วมในการทำงานอย่างยั่งยืนขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
