การบริหารจัดการระบบงานจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ (Effective Purchasing & Procurement Management)

การจัดซื้ออย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

การบริหารจัดการระบบงานจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ (Effective Purchasing & Procurement Management) เป็นกระบวนการที่สำคัญในองค์กรทุกประเภท เนื่องจากมีผลต่อความสำเร็จและกำไรของธุรกิจ โดยหัวใจของการจัดซื้อและจัดหาสินค้าหรือบริการที่เหมาะสมและราคาที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการควบคุมคุณภาพ การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ผลิตหรือผู้ขาย และการจัดการความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อและจัดหาสินค้าหรือบริการในองค์กร

กระบวนการจัดซื้อ (purchsing process)

กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing Process) เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการจัดการการซื้อขายสินค้าหรือบริการในองค์กร โดยมีขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้

1.การตรวจสอบความต้องการพัสดุหรืองานบริการของผู้ใช้งาน (User)

การรับรู้ และวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้งาน
การติดต่อกับผู้ใช้งาน เพื่อเข้าใจความต้องการอย่างลึกซึ้ง
การกำหนดขอบเขต และคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการ

2.การประเมินศักยภาพของผู้ขาย (Supplier)

การวิเคราะห์และเลือกผู้ขายที่เหมาะสม
การตรวจสอบคุณภาพ ราคา และเงื่อนไขอื่น ๆ ของผู้ขาย
การเปรียบเทียบและประเมินผู้ขายตามเกณฑ์ที่กำหนด

3.การประกวดราคา (Bidding) ต่อรองราคา (Negotiation) และคัดเลือกผู้ขาย (Supplier Selection)

การจัดทำเอกสารประกวดราคาหรือประกวดผู้ขาย
การจัดการกระบวนการประกวดราคาและต่อรองราคา
การเลือกผู้ขายที่เหมาะสมตามผลการประเมินและเกณฑ์ที่กำหนด

4.การอนุมัติการจัดซื้อ (Purchase Approval)

การขออนุมัติจัดซื้อจากผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจในองค์กร
การตรวจสอบเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ

5.การปล่อยและรับความต้องการจัดซื้อ (Release and Receive Purchase Requirements)

การออกคำสั่งซื้อหรือสั่งงานให้กับผู้ขาย
การติดตามและรับสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ

6.การประเมินผู้ขาย (Measure Supplier Performance)

การติดตามและประเมินประสิทธิภาพของผู้ขาย
การให้คะแนนและข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงความสามารถในการจัดซื้อในอนาคต

ขั้นตอนดังกล่าว ช่วยให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพที่สูงสุด โดยให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพและราคาที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินธุรกิจ

เกณฑ์การตัดสินใจซื้อ (Criteria in Purchasing Decisions)

เกณฑ์การตัดสินใจซื้อ (Criteria in Purchasing Decisions) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการประเมินและเลือกผู้ขายหรือสินค้าที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กร โดยมีหลักการเช่นต่อไปนี้

ความสามารถของผู้ขายเพื่อให้บริการทุกรายการ การประเมินความสามารถของผู้ขายในการให้บริการทุกรายการที่องค์กรต้องการ รวมถึงความสามารถในการตอบสนองต่อความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้า
คุณภาพ การประเมินคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่ผู้ขายมีให้ โดยพิจารณาคุณภาพของวัสดุที่ใช้ กระบวนการผลิต และผลิตภัณฑ์ที่ได้
ค่าใช้จ่าย การพิจารณาค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าหรือบริการ เพื่อให้แน่ใจว่าราคาเป็นไปตามเป้าหมายและเหมาะสมกับงบประมาณขององค์กร
วันที่ส่งมอบที่คาดว่าจะได้รับ การพิจารณาเวลาที่ผู้ขายต้องการส่งมอบสินค้าหรือบริการ และเปรียบเทียบกับเวลาที่องค์กรต้องการให้สินค้าหรือบริการเข้ามาใช้งาน
การเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายเมื่อเทียบกับ Outsourced ในการจัดหา การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าหรือบริการภายในองค์กรเมื่อเทียบกับการนำซื้อหรือเหมาจ้างภายนอก (Outsourced) เพื่อหาวิธีที่มีความคุ้มค่ามากที่สุด
ประสิทธิภาพที่ผ่านมา การพิจารณาประสิทธิภาพของผู้ขายหรือสินค้าในการทำธุรกิจกับองค์กรในอดีต เพื่อให้ความมั่นใจว่าผู้ขายมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามความต้องการขององค์กรได้ดีและเสถียร

การใช้เกณฑ์ดังกล่าวช่วยให้การตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการเป็นไปอย่างมีความสม่ำเสมอและเหมาะสมกับเป้าหมายขององค์กร

หัวใจของงานจัดซื้อ 7R’s

"หัวใจ" หรือ 7R's ในงานจัดซื้อเป็นหลักการที่กำหนดให้มีการจัดการวัสดุหรือทรัพยากรในการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ โดยมุ่งเน้นการลดสูญเสียและประหยัดทรัพยากรทั้งทางการเงินและสิ่งแวดล้อม 7R's

Right Quality (คุณภาพที่เหมาะสม) เน้นการเลือกซื้อสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพเหมาะสมตามความต้องการขององค์กร ซึ่งจะช่วยลดการสูญเสียและประหยัดเวลาในการแก้ไขปัญหาที่เกิดจากสินค้าหรือบริการที่ไม่มีคุณภาพตามความต้องการ
Right Quantity (ปริมาณที่เหมาะสม) การจัดซื้อสินค้าหรือบริการในปริมาณที่เหมาะสม ไม่มากเกินไปซึ่งจะทำให้มีการใช้ทรัพยากรเพียงพอและลดการสะสมสินค้าที่ไม่จำเป็น
Right Time (เวลาที่เหมาะสม) การจัดซื้อสินค้าหรือบริการในเวลาที่เหมาะสมเพื่อรองรับความต้องการขององค์กร ซึ่งจะช่วยลดการรอคอยและเสียโอกาสในการทำธุรกิจ
Right Place (สถานที่ที่เหมาะสม) การจัดซื้อสินค้าหรือบริการให้มีการจัดส่งหรือบริการที่สถานที่ที่เหมาะสม ทำให้มีความเรียบร้อยและประหยัดเวลาในการดำเนินงาน
Right Source (แหล่งที่มาที่เหมาะสม) เลือกซื้อสินค้าหรือบริการจากแหล่งที่มาที่เหมาะสมที่สุด เช่น ผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่ายที่มีความเชื่อถือได้และมีคุณภาพ
Right Price (ราคาที่เหมาะสม) การเลือกซื้อสินค้าหรือบริการในราคาที่เหมาะสม โดยคำนึงถึงคุณภาพและความคุ้มค่าของสินค้าหรือบริการ
Right Service (บริการที่เหมาะสม) การเลือกทางเลือกของผู้ให้บริการที่มีสมรรถนะที่สามารถสอดคล้องกับความต้องการและคุณภาพที่ต้องการขององค์กรได้อย่างเหมาะสม เพื่อให้สามารถรองรับและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเต็มที่ นอกจากนี้ยังเน้นไปที่การให้บริการที่เชื่อถือได้ และมีความเสถียรในการให้บริการ

การปฏิบัติตามหลัก 7R's นี้จะช่วยให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดการสูญเสียและประหยัดทรัพยากรในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การสร้างระบบการจัดซื้อแบบโปร่งใส

การสร้างระบบการจัดซื้อแบบโปร่งใส เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการจัดการการซื้อขายขององค์กร โดยหลักการของระบบนี้คือการให้ข้อมูลและกระบวนการการจัดซื้อที่โปร่งใสและเปิดเผยให้เกิดการเข้าใจและความโปร่งใสต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง

1.การดำเนินงานขององค์กร:

กำหนดกระบวนการการจัดซื้อและการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการในองค์กร โดยรวมถึงการรับรู้ความต้องการของแผนกหรือฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของบุคคลที่เกี่ยวข้องในกระบวนการการจัดซื้อ รวมถึงผู้อนุมัติการซื้อและการจัดหา

2.ระบบการร้องเรียนขององค์กร:

สร้างช่องทางสำหรับการร้องเรียนที่เปิดเผยและโปร่งใส ให้ผู้ส่งเสริมหรือลูกค้าสามารถร้องเรียนเกี่ยวกับกระบวนการการจัดซื้อหรือผู้ขายได้อย่างง่ายดาย
กำหนดกระบวนการในการรับและดำเนินการต่อเรื่องร้องเรียน รวมถึงเกณฑ์การตอบรับและการดำเนินการต่อเรื่องร้องเรียน

การสร้างระบบการจัดซื้อแบบโปร่งใส จะต้องมีการให้ความสำคัญกับการเผยแพร่ข้อมูลที่สำคัญแก่ทุกคนที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการสร้างความโปร่งใสในกระบวนการการจัดซื้อและการดำเนินงานขององค์กรอย่างเสมอภาค นอกจากนี้ยังควรมีการสนับสนุนและส่งเสริมให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นและความพึงพอใจในกระบวนการการจัดซื้อขององค์กรอย่างมาก

ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของการเจรจาต่อรอง

ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของการเจรจาต่อรองสำหรับความสำเร็จของการเจรจาต่อรองมีผลมากมายและสำคัญต่อการทำธุรกิจ ดังนี้

ทักษะในการปฏิสัมพันธ์ (Human Dealing Skill) ความสามารถในการสื่อสารและปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นมีความสำคัญอย่างมากในการเจรจาต่อรอง ทักษะด้านนี้ช่วยให้สามารถสร้างความเข้าใจและความไว้วางใจกันระหว่างฝ่ายที่เจรจากันได้
ข้อมูล (Information) การมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์และเชื่อถือได้เป็นสิ่งสำคัญในการเจรจาต่อรอง เพราะข้อมูลที่เป็นประโยชน์ช่วยให้ฝ่ายที่เจรจาสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เวลา (Time) การจัดการเวลาอย่างเหมาะสมเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จของการเจรจาต่อรอง เนื่องจากการเจรจาต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก
อำนาจ (Power) การมีอำนาจหรือความสามารถในการควบคุมและมีอิทธิพลสำคัญในการตัดสินใจเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการเจรจาต่อรอง เนื่องจากอำนาจสามารถช่วยในการสร้างฐานการเจรจาที่แข็งแกร่งได้
ภาษา (Language) การสื่อสารในภาษาที่เข้าใจกันมีความสำคัญเพื่อประสบความสำเร็จในการเจรจาต่อรอง การสื่อสารที่เข้าใจกันช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดความขัดแย้งหรือความคลาดเคลื่อนในการเจรจาต่อรองได้

การปรับใช้และการจัดการปัจจัยเหล่านี้อย่างเหมาะสม สามารถช่วยเพิ่มโอกาสในการสำเร็จของการเจรจาต่อรองในธุรกิจได้อย่างมาก

แหล่งในการจัดหา จัดซื้อ และจัดจ้าง

สำหรับกระบวนการหาแหล่งในที่จะได้มาของสินค้าและบริการ ผู้ซื้อจะทำการสรรหาผู้จำหน่ายสินค้าและบริการที่ตรงกับขอบเขตและวัตถุประสงค์ในการจัดซื้อจัดจ้าง ดังนั้นการได้มา ของผู้ขาย ( Supplier ที่ดีจะส่งผลดีต่อการบริหารต้นทุน และบริษัทจะได้รับสินค้าและบริการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้ซื้อสามารถใช้กระบวนการต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1.การแสวงหาและบริหารจัดการผู้ขาย (Supplier Management)

การค้นหาและเลือกผู้ขายที่เหมาะสมสำหรับความต้องการขององค์กร
การสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและยั่งยืนกับผู้ขาย
การติดตามและประเมินประสิทธิภาพของผู้ขายเพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าหรือบริการที่ได้รับมีคุณภาพและราคาที่เหมาะสม

2.กระบวนการร้องขอราคาและการเสนอราคา (Request for Quotes/Quotations)

การเตรียมข้อมูลเพื่อการร้องขอราคา เช่น รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ต้องการ
การส่งคำขอราคาถึงผู้ขายที่เป็นไปได้
การรับและการประเมินการเสนอราคาจากผู้ขาย
การเปรียบเทียบและการเลือกผู้ขายที่มีเสนอราคาที่เหมาะสมที่สุด

3.การจัดกลุ่มสินค้าและบริการ

การแบ่งสินค้าหรือบริการเป็นกลุ่มตามลักษณะหรือลักษณะเดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการและการตรวจสอบ
การจัดกลุ่มสินค้าหรือบริการเพื่อเลือกผู้ขายหรือการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
การใช้เทคโนโลยีหรือระบบข้อมูลเพื่อช่วยในกระบวนการจัดกลุ่มสินค้าและบริการอย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป

การบริหารจัดการระบบงานจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ มีความสำคัญอย่างมาก ในองค์กรเพื่อให้มั่นใจได้ว่าการจัดซื้อและจัดหาทรัพยากรสินค้าหรือบริการสามารถดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจได้อย่างเหมาะสม