การจัดการความรู้ Knowledge Management

การจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นกระบวนการที่มุ่งเน้นการรวบรวม การจัดเก็บ การแบ่งปัน และการใช้ประโยชน์จากข้อมูล และความรู้ที่มีอยู่ภายในองค์กรหรือระบบต่าง ๆ เพื่อสร้างความเข้าใจ และความรู้ที่มีประโยชน์เพิ่มขึ้น โดยมุ่งเน้นการเพิ่มผลสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ทรัพยากร และเทคโนโลยี เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ และนวัตกรรมที่ยั่งยืนภายในองค์กร

Knowledge Management

KM คืออะไร

KM หรือ Knowledge Management คือกระบวนการหรือวิธีการที่ออกแบบมาเพื่อจัดเก็บ จัดระเบียบ แบ่งปัน และใช้ประโยชน์จากความรู้ และข้อมูลที่มีอยู่ภายในองค์กรหรือระบบต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ การแก้ปัญหา การสร้างนวัตกรรม และการพัฒนาความสามารถขององค์กรในระยะยาว โดยใช้เครื่องมือ กระบวนการ และเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อให้การจัดการความรู้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืนในองค์กร และไม่ว่าองค์กรจะเป็นขนาดใดและชนิดใด การจัดการความรู้ มีความสำคัญในการสร้างความเชื่อมโยงและการสร้างความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในยุคดิจิทัลและเศรษฐกิจการเรียนรู้ในรอบสมัยปัจจุบัน

การจัดการความรู้ ( Knowledge Management) คือเครื่องมือเพื่อใช้บรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 3 ประการ คือ งาน คน องค์กร

งาน (Processes) การจัดการความรู้มีการกำหนด และดำเนินกระบวนการที่ชัดเจนเพื่อให้สามารถจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการเหล่านี้อาจเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลและความรู้ การแบ่งปันความรู้ การสร้างความเข้าใจ การสร้างนวัตกรรม หรือการทำความเข้าใจและการปรับตัวต่อเปลี่ยนแปลงในสภาวะที่เปลี่ยนแปลง
คน (People) ความสำเร็จในการจัดการความรู้ขึ้นอยู่กับการรวบรวมความรู้และประสบการณ์จากบุคคลในองค์กร นอกจากนี้ยังคำนึงถึงการสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการแบ่งปัน และการเรียนรู้ระหว่างบุคคล โดยให้ความสำคัญกับการสร้างทีมงานที่มีความสามารถในการแบ่งปันความรู้และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
องค์กร (Organization) การจัดการความรู้มุ่งเน้นที่การใช้โครงสร้าง นโยบาย และเครื่องมือองค์กรเพื่อสนับสนุนการจัดการความรู้อย่างเชื่อถือได้ ซึ่งองค์กรที่มีวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการแบ่งปันและการเรียนรู้ และมีระบบที่สนับสนุนการเก็บรวบรวมและการแบ่งปันความรู้มีโอกาสที่จะเป็นผู้นำในด้านนวัตกรรมและการปรับตัวต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้น

ดังนั้น การจัดการความรู้ ไม่เพียงแค่เป็นเครื่องมือเพื่อจัดการความรู้ แต่ยังเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน และมีแรงบันดาลใจจากประสบการณ์และความรู้ในองค์กรและโลกธุรกิจ

การจัดการความรู้ 3 มุมมอง

ความรู้ในกระดาษ (Body of Knowledge) ในมุมมองนี้ ความรู้ถูกมองเป็นข้อมูลหรือสารสนเทศที่ถูกจัดเก็บในรูปแบบของเอกสาร หรืออาจเป็นผลงานวิชาการที่ได้รับการตรวจสอบและรับรองเป็นที่ยอมรับ การจัดการความรู้ในมุมมองนี้มุ่งเน้นการสร้างและการบริหารจัดการกับเอกสารและข้อมูลที่มีคุณค่า รวมถึงการสร้างฐานข้อมูลความรู้เพื่อการค้นคว้าและใช้ข้อมูลในการตัดสินใจและการทำงานต่าง ๆ ในองค์กร
ความรู้ในเครือข่าย (Learning Community) ในมุมมองนี้ ความรู้ถูกมองเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจากการแลกเปลี่ยนและการเรียนรู้ระหว่างบุคคลหรือกลุ่มบุคคลภายในองค์กรหรือชุมชน การจัดการความรู้ในมุมมองนี้มุ่งเน้นการสร้างสภาพแวดล้อมที่กระตุ้นการแบ่งปันและการเรียนรู้ระหว่างบุคคล รวมถึงการใช้เครื่องมือและกระบวนการที่สนับสนุนการสร้างระบบชุมชนที่เปิดกว้างและให้กำลังใจให้กับการแลกเปลี่ยนความรู้
ความรู้ในความคิด (Process of Knowing) ในมุมมองนี้ ความรู้ถูกมองเป็นกระบวนการที่ใช้ในการเรียนรู้และสร้างความเข้าใจ การจัดการความรู้ในมุมมองนี้มุ่งเน้นการสนับสนุนและส่งเสริมกระบวนการการเรียนรู้และการพัฒนาความเข้าใจภายในองค์กร โดยการใช้เครื่องมือและกระบวนการที่สนับสนุนการทำความเข้าใจและการนำความรู้ไปใช้ในปฏิบัติการประจำวันของบุคคลและองค์กร

การจัดการความรู้ทั้ง 3 มุมมองนี้ มีบทบาทสำคัญในการสร้างและบริหารจัดการความรู้ในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน และการผสมผสานของมุมมองเหล่านี้ อาจช่วยให้การจัดการความรู้เป็นไปอย่างเต็มประสิทธิภาพ และสนับสนุนการพัฒนา และปรับตัวขององค์กรในระยะยาว

LO คืออะไร

คำว่า "LO" นั้นในทางธุรกิจและการบริหารจัดการมักจะหมายถึง "Learning Organization" หรือ "องค์กรแห่งการเรียนรู้" ซึ่งเป็นแนวคิดหนึ่งที่มีความสำคัญในวงการธุรกิจและการจัดการในระยะยาว แนวคิดเรื่อง Learning Organization ได้ถูกพัฒนาโดยนักบริหารจากหน่วยงานต่าง ๆ และนักวิจัยในวงการการบริหารจัดการ

Learning Organization หมายถึง องค์กรที่เน้นการสร้างสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนการเรียนรู้และพัฒนาความสามารถของบุคลากรในองค์กร เพื่อให้สามารถปรับตัวต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีความยืนหยัดในการพัฒนาตนเองและองค์กรอย่างต่อเนื่อง

ลักษณะของ Learning Organization

การสนับสนุนการเรียนรู้และการพัฒนาส่วนบุคคล: องค์กรมุ่งเน้นให้พนักงานสามารถเรียนรู้และพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
การสร้างสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนการเรียนรู้: องค์กรมุ่งเน้นสร้างวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ระหว่างพนักงาน
การสร้างระบบและกระบวนการที่สนับสนุนการเรียนรู้: องค์กรพัฒนากระบวนการและเครื่องมือที่สนับสนุนการเรียนรู้ เช่น การจัดกิจกรรมอบรม การแบ่งปันความรู้ และการสร้างโครงสร้างการตัดสินใจที่ใช้เป็นหลักการทางการเรียนรู้
การสนับสนุนการปรับตัวต่อสถานการณ์: องค์กรมุ่งเน้นการเป็นองค์กรที่สามารถปรับตัวต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีความยืนหยัดในการพัฒนาตนเองและองค์กร

การเป็น Learning Organization ช่วยให้องค์กรมีความยืนหยัดและสามารถทำความเข้าใจสถานการณ์ภายนอกและภายในองค์กรได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทำให้องค์กรมีความสามารถในการปรับตัวต่อเปลี่ยนแปลงในสภาพการณ์ต่าง ๆ ของตลาดและสังคมได้ดีขึ้น

ทำไมต้องเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (LO)

การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization: LO) เป็นปัจจัยที่สำคัญที่จะช่วยให้องค์กรมีความเป็นเลิศและยั่งยืนในระยะยาว ดังนี้:

มีความได้เปรียบเหนือคู่แข่งอย่างถาวร: องค์กรแห่งการเรียนรู้มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในสภาพการณ์ได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากพวกเขามีวัฒนธรรมการเรียนรู้และการปรับตัวที่แข็งแกร่ง ซึ่งทำให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและตลาดได้อย่างทันท่วงที และมีความสามารถในการนำเสนอนวัตกรรมและความคิดใหม่ ๆ ที่เป็นเอกลักษณ์ได้
เป็นองค์กรอมตะ เจริญเติบโต และยั่งยืน: องค์กรแห่งการเรียนรู้มีความสามารถในการนำเสนอการเรียนรู้และนวัตกรรมใหม่ ๆ ที่ช่วยให้องค์กรเจริญเติบโตได้อย่างยั่งยืน การเรียนรู้และการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและความมั่นคงขององค์กรในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
บุคลารสนุกสนาน มีความสุขอยากมาทำงาน: วัฒนธรรมการเรียนรู้ที่เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่บรรลุสุขภาพที่ดีในที่ทำงาน โดยที่พนักงานมีความสุขและมีความสนุกสนานในการทำงาน เนื่องจากพวกเขามีโอกาสในการพัฒนาทักษะและความสามารถของตนเอง และมีโอกาสในการแบ่งปันและเรียนรู้จากผู้อื่นในองค์กร

ดังนั้น การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้มีความสำคัญต่อความเป็นเลิศและความยั่งยืนขององค์กรในระยะยาว โดยส่งผลให้มีความได้เปรียบเหนือคู่แข่งอย่างถาวรและเป็นที่น่าทึ่งในทุกยุคที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

หลักการ PDCA และพิจารณาประยุกต์กับ KM

หลักการ PDCA เป็นกระบวนการที่ใช้ในการวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบ และการปรับปรุง (Plan-Do-Check-Act) เพื่อส่งเสริมการพัฒนาและปรับปรุงที่ยั่งยืนในองค์กร แนวคิด PDCA มีความสำคัญในการจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) ดังนี้

วางแผน (Plan) องค์กรต้องกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการจัดการความรู้ รวมถึงวิธีการที่จะเก็บรวบรวม จัดเก็บ และแบ่งปันความรู้ในองค์กรอย่างเหมาะสม
ดำเนินการ (Do) องค์กรจะดำเนินการตามแผนที่ได้วางไว้ โดยการสร้างระบบหรือกระบวนการที่เหมาะสมสำหรับการจัดการความรู้ เช่น การสร้างฐานข้อมูล การจัดการสื่อสารภายใน หรือการจัดการความรู้ในโครงการต่าง ๆ
ตรวจสอบ (Check) องค์กรจะต้องตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการดำเนินการ เพื่อวัดผลการดำเนินงานว่าได้มีประสิทธิภาพตามเป้าหมายหรือไม่ โดยการใช้ตัวชี้วัดและการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ปรับปรุง (Act) ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ องค์กรจะใช้ข้อมูลและข้อสรุปจากขั้นตอนก่อนหน้า เพื่อปรับปรุงและปรับใช้กระบวนการที่มีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น และสามารถป้องกันปัญหาหรือเสถียรภาพของการจัดการความรู้ในอนาคต

การประยุกต์หลักการ PDCA ในการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นเครื่องมือ ที่มีประสิทธิภาพในการสร้างกระบวนการที่ยืดหยุ่น และเป็นระบบในการจัดการความรู้ โดยช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงและพัฒนาการจัดการความรู้ได้อย่างต่อเนื่องในทุก ๆ ขั้นตอนของ PDCA ทำให้การจัดการความรู้เป็นกระบวนการที่ยั่งยืนและมีประสิทธิภาพในระยะยาว

ประเภทของความรู้

ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถถูกสื่อสารและเข้าใจได้โดยตรงผ่านสัญลักษณ์ เช่น เอกสาร รูปภาพ วีดีโอ หรือการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ความรู้ชนิดนี้สามารถเข้าใจและนำไปใช้งานได้โดยง่ายโดยไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์หรือความสามารถพิเศษ
ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่มีลักษณะยากต่อการสื่อสารและถูกนำออกมา เนื่องจากมักเกิดขึ้นภายในประสบการณ์และความเข้าใจที่ลึกซึ้งของบุคคล ความรู้ชนิดนี้อาจเป็นทักษะทางมือ ความสามารถในการตัดสินใจ หรือความรู้ที่มีส่วนสำคัญในการดำเนินงานบางอย่าง และมักจะต้องแบ่งปันผ่านการสังเกต การสนทนา หรือการเรียนรู้แบบเอียงจากผู้รู้ที่มีประสบการณ์อย่างชัดเจน

องค์กรอัจฉริยะ

"องค์กรอัจฉริยะ" (Intelligent Organization) หมายถึง องค์กรที่มีความสามารถในการใช้ความรู้และข้อมูลอย่างเป็นประสิทธิภาพในการตัดสินใจและดำเนินงาน เพื่อให้สามารถปรับตัวต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

องค์กรอัจฉริยะ มีลักษณะดังต่อไปนี้

การจัดการความรู้ที่ถูกต้อง องค์กรมีระบบและกระบวนการที่เหมาะสมในการจัดการความรู้ รวมถึงการเก็บรวบรวม การแบ่งปัน และการนำเสนอความรู้ให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงและใช้ความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การปฏิบัติตามแนวทางและเกณฑ์ องค์กรมีการปฏิบัติตามแนวทางและเกณฑ์ที่ชัดเจนในการจัดการความรู้ และการดำเนินการต่าง ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าการใช้ความรู้มีความมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามวัตถุประสงค์
การสร้างพลังแห่งการสนธิ (Synergy) องค์กรสามารถสร้างพลังงานและประสิทธิภาพโดยการรวมพลังของทุกคนในองค์กร เช่น โดยการสร้างทีมงานที่มีความหลากหลายทางวิชาชีพและทักษะ เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเป็นองค์กรอัจฉริยะเชื่อมโยงกับการจัดการความรู้อย่างเข้มข้น เนื่องจากการนำความรู้มาใช้ในการตัดสินใจและการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ ทำให้องค์กรมีความสามารถในการปรับตัวต่อเปลี่ยนแปลงและมีความยืนหยัดในการพัฒนาและเติบโตต่อไปได้ในยุคที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

สรุป

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) เป็นกระบวนการที่ออกแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสร้าง การเก็บรวบรวม การแบ่งปัน และการใช้ประโยชน์จากความรู้ในองค์กร การจัดการความรู้มีบทบาทสำคัญในการสร้างความเป็นเลิศและความสามารถในการปรับตัวต่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง และเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเติบโตและเจริญเติบโตได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว