ISO 9001 : 2015 Internal Audit การตรวจติดตามคุณภาพภายใน
การตรวจติดตามคุณภาพภายในตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 เป็นกระบวนการที่สำคัญในการบริหารจัดการคุณภาพในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการทำ Internal Audit คือเพื่อให้ทราบถึงความเหมาะสมและประสิทธิภาพของระบบบริหารคุณภาพภายในองค์กร นอกจากนี้ยังช่วยในการตรวจสอบว่าระบบมีการดำเนินงานตามข้อกำหนดของมาตรฐานหรือไม่ และช่วยให้สามารถปรับปรุงและพัฒนาระบบได้อย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนการดำเนินการ Internal Audit ตาม ISO 9001:2015 สามารถเข้าใจได้ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การวางแผน (Planning)
- กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของการตรวจติดตามคุณภาพ
- เลือกและแบ่งส่วนงานที่จะตรวจสอบ
- กำหนดระยะเวลาการดำเนินการและเข้าใจข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 9001:2015
ขั้นตอนที่ 2 การดำเนินการ (Execution)
- ดำเนินการตรวจสอบตามขอบเขตที่กำหนดไว้
- สำรวจและวิเคราะห์ข้อมูล
- ทำการสำรวจและประเมินความเหมาะสมของการดำเนินงานในระบบคุณภาพ
ขั้นตอนที่ 3 การรายงาน (Reporting)
- รายงานผลการตรวจสอบความเหมาะสมและข้อบกพร่อง
- แนะนำมาตรการการปรับปรุง
- รายงานผลการตรวจสอบให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 4 การดำเนินการตาม (Follow-up)
- ติดตามและระบุการดำเนินการที่จำเป็นต่อการปรับปรุง
- ตรวจสอบว่ามีการแก้ไขข้อบกพร่องตามที่ระบุหรือไม่
- ปรับปรุงและปรับใช้มาตรการตามความต้องการ
การทำ Internal Audit ตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 เป็นกระบวนการที่ต้องการความรอบคอบและความใส่ใจในการดำเนินงาน โดยมุ่งเน้นการปรับปรุงและพัฒนาระบบองค์กรให้ดียิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่องตามหลักการของการบริหารคุณภาพทั้งหมด
วัตถุประสงค์ของการตรวจติดตามคุณภาพภายใน
วัตถุประสงค์ของการตรวจติดตามคุณภาพภายใน
การตรวจติดตามคุณภาพภายในตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 มีวัตถุประสงค์หลัก ดังนี้
- การประสานงานระหว่างส่วนต่าง ๆ ในองค์กร การตรวจติดตามคุณภาพภายในช่วยสร้างการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในองค์กรโดยทั่วถึง เนื่องจากการตรวจสอบนั้นจะต้องทำการสำรวจส่วนต่าง ๆ ของระบบภายในองค์กร เช่น แผนกต่าง ๆ และการทำงานข้างเคียงอื่น ๆ ซึ่งจะส่งผลให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- การปรับปรุงและพัฒนาระบบ การตรวจสอบคุณภาพภายในช่วยให้องค์กรมีโอกาสที่จะพบข้อบกพร่องและข้อผิดพลาดภายในระบบ ซึ่งจะช่วยให้สามารถทำการปรับปรุงและพัฒนาระบบได้อย่างต่อเนื่อง โดยการแก้ไขปัญหาที่พบเจอ และการนำเสนอแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม เพื่อให้ระบบมีคุณภาพและประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในอนาคต
- การรักษามาตรฐานคุณภาพ การตรวจสอบคุณภาพภายในช่วยในการรักษามาตรฐานคุณภาพตาม ISO 9001:2015 โดยตรวจสอบว่ากระบวนการและการดำเนินงานภายในองค์กรสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานหรือไม่ และช่วยในการตรวจสอบการประเมินความเสี่ยงและการดำเนินการตามมาตรฐานอย่างสม่ำเสมอ
ดังนั้น การตรวจติดตามคุณภาพภายใน มีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมการพัฒนาและปรับปรุงองค์กรให้มีความเหมาะสมและประสิทธิภาพสูงสุดตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 ที่กำหนดไว้ โดยเน้นการปรับปรุงต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างเหมาะสม
คำจำกัดความของการตรวจติดตาม" Audit "
คำจำกัดความของ "Audit" ในบริบทของการตรวจสอบคุณภาพภายใน (Internal Audit) หรือการตรวจสอบภายในองค์กรมักมีความหมายเช่นนี้
"Audit" หมายถึงกระบวนการการตรวจสอบหรือการตรวจสอบที่เป็นระบบและมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการประเมิน การตรวจสอบหรือการตรวจสอบนี้มักจะมุ่งเน้นการตรวจสอบการดำเนินงานหรือระบบที่ต้องการปรับปรุง ปรับปรุง หรือป้องกันข้อผิดพลาด หรือการประเมินการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือมาตรฐานที่กำหนดไว้
นอกเหนือจากนั้น "Audit" ยังมีความหมายที่กว้างขึ้น โดยอาจหมายถึงการตรวจสอบหรือการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับด้านต่าง ๆ ขององค์กร เช่น การตรวจสอบการเงิน การตรวจสอบภาษี หรือการตรวจสอบด้านความเชื่อถือได้ของข้อมูลและรายงาน
ดังนั้นคำว่า "Audit" มีความหมายที่หลากหลายขึ้นขึ้นอยู่กับบริบทและวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบแต่ละครั้ง โดยทั่วไปแล้วมันหมายถึงการตรวจสอบหรือการตรวจสอบที่เป็นระบบและระบบเพื่อการปรับปรุงและการปรับปรุงในองค์กร
การเตรียมการตรวจติดตาม
การเตรียมการตรวจติดตาม
การเตรียมการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Quality Audit) ตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะให้ผลการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพและมีคุณภาพ ดังนั้น ขั้นตอนการเตรียมการตรวจติดตามควรจะรวมถึงการวางแผนและการเตรียมตัวให้พร้อมดังนี้:
- กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ กำหนดขอบเขตของการตรวจสอบและวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบให้ชัดเจน เพื่อให้ทราบว่าคุณต้องการตรวจสอบส่วนใดของระบบและประเด็นสำคัญอะไรที่ต้องการให้ตรวจสอบ
- เลือกทีมตรวจสอบ เลือกทีมตรวจสอบที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญในด้านที่จะตรวจสอบ และตรวจสอบให้มีความเป็นอิสระจากพื้นที่ที่จะตรวจสอบ
- การวางแผนการตรวจสอบ วางแผนการตรวจสอบโดยระบุกำหนดการ ขอบเขตของการตรวจสอบ และเครื่องมือหรือเทคนิคที่จะใช้ในการตรวจสอบ
- การเตรียมเอกสาร เตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ เช่น แผนการตรวจสอบ รายการตรวจสอบ และเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็น
- การสร้างสรรค์ข้อกำหนดการตรวจสอบ สร้างข้อกำหนดการตรวจสอบโดยใช้เป้าหมายการตรวจสอบและข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในมาตรฐาน ISO 9001:2015 เพื่อให้ทีมตรวจสอบสามารถตรวจสอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การฝึกฝนทีมตรวจสอบ ทำการฝึกฝนทีมตรวจสอบในเรื่องของกระบวนการการตรวจสอบ ข้อกำหนดการตรวจสอบ และเทคนิคการตรวจสอบ
- การสำรวจและการตรวจสอบข้อมูล ตรวจสอบข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อการตรวจสอบ และทำการสำรวจข้อมูลเพื่อประเมินความเหมาะสมและความพร้อมในการตรวจสอบ
- การตรวจสอบสถานที่ ตรวจสอบสถานที่และภาพรวมของกระบวนการที่จะตรวจสอบเพื่อให้ทราบถึงสภาพการทำงานจริง
การเตรียมการตรวจติดตามคุณภาพภายในเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะให้ผลการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพและมีคุณภาพ การเตรียมการด้วยความรอบคอบและพิถีพิถันจะช่วยให้ทีมตรวจสอบมีความมั่นใจและเตรียมพร้อมในการดำเนินการตรวจสอบอย่างมีประสิทธิภาพ
กำหนดทีมผู้ตรวจติดตาม
กำหนดทีมผู้ตรวจติดตาม
การกำหนดทีมผู้ตรวจติดตามคุณภาพภายในเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะให้การตรวจสอบมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามมาตรฐาน
- ความรู้และความเชี่ยวชาญ: เลือกสมาชิกที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องกับระบบหรือกระบวนการที่จะตรวจสอบ ความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับมาตรฐาน ISO 9001:2015 เป็นสิ่งสำคัญ
- ความเป็นอิสระและประสบการณ์ เลือกสมาชิกที่ไม่มีความผูกพันในการตรวจสอบและมีประสบการณ์ในการทำงานในสายงานหรือพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง
- การสื่อสารและทักษะระหว่างบุคคล เลือกสมาชิกที่มีทักษะการสื่อสารที่ดีและสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นในทีมได้อย่างราบรื่น
- ความสามารถในการวิเคราะห์และการแก้ไขปัญหา สมาชิกที่มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลและหาสาเหตุของปัญหา รวมถึงมีความสามารถในการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
- การฝึกฝน ให้การฝึกฝนเพื่อเตรียมพร้อมและปรับปรุงทักษะของสมาชิกในทีมให้มีความเหมาะสมกับงานการตรวจสอบ
- การแจ้งเตือนและการมอบหมายงาน แจ้งเตือนสมาชิกในทีมล่วงหน้าเกี่ยวกับงานที่ต้องปฏิบัติและมอบหมายงานให้แต่ละคนตามความรับผิดชอบและความสามารถ
- ความหลงใหลในการปรับปรุง เลือกสมาชิกที่มีความรู้สึกของการเตรียมพร้อมที่แข็งแกร่งและความพร้อมที่จะทำงานร่วมกันเพื่อการปรับปรุงระบบ
การกำหนดทีมผู้ตรวจติดตามคุณภาพภายในต้องพิจารณาปัจจัยหลายอย่างเพื่อให้ทีมมีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานตรวจสอบ การสร้างทีมที่มีคุณสมบัติเหล่านี้จะช่วยให้การตรวจสอบมีประสิทธิภาพและมีผลลัพธ์ที่ดีในการปรับปรุงระบบคุณภาพภายในองค์กร
กำหนดการตรวจติดตาม
การกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายในเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะให้การตรวจสอบมีประสิทธิภาพและสามารถดำเนินการได้อย่างเรียบร้อย
- กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของการตรวจสอบ กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและตั้งคำถามหรือเป้าหมายที่ต้องการตรวจสอบ รวมถึงขอบเขตของการตรวจสอบเพื่อระบุที่จะตรวจสอบในรอบนั้น
- กำหนดตารางการตรวจสอบ กำหนดวันที่และเวลาที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินการตรวจสอบ โดยพิจารณาความพร้อมของทีมตรวจสอบและความสะดวกของผู้ที่ต้องร่วมมือในการตรวจสอบ
- เตรียมเอกสารและเครื่องมือ ตรวจสอบว่ามีเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบอย่างครบถ้วนและพร้อมใช้งาน รวมถึงการเตรียมเครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ
- สร้างแผนการตรวจสอบ กำหนดขั้นตอนการดำเนินการและข้อกำหนดที่ต้องการตรวจสอบ รวมถึงรายการตรวจสอบที่จะใช้ในการประเมิน
- ประชุมเตรียมการ จัดประชุมกับทีมตรวจสอบและผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อแสดงวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ และแบ่งหน้าที่และความรับผิดชอบ
- การสื่อสาร แจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับวันเวลาและขั้นตอนของการตรวจสอบ รวมถึงประสานงานเพื่อตรวจสอบความพร้อมของสถานที่และทรัพยากรที่จำเป็น
- การดำเนินการตรวจสอบ ดำเนินการตามแผนการตรวจสอบโดยสะท้อนวัตถุประสงค์และขอบเขตที่กำหนดไว้ รวมถึงการบันทึกข้อมูลและข้อสังเกตที่สำคัญ
- การรายงานผล รายงานผลการตรวจสอบตามข้อกำหนด รวมถึงการระบุปัญหาและข้อแนะนำสำหรับการปรับปรุง
การกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้การตรวจสอบมีประสิทธิภาพและสามารถตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรได้อย่างเหมาะสม
การดำเนินตรวจติดตาม สิ่งที่ควรทำ และ สิ่งที่ไม่ควรทำ มีอะไรบ้าง
การดำเนินการตรวจติดตามคุณภาพภายใน เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญในการปรับปรุงและพัฒนาระบบการบริหารคุณภาพในองค์กร
การดำเนินตรวจติดตาม สิ่งที่ควรทำ และ สิ่งที่ไม่ควรทำ มีอะไรบ้าง
สิ่งที่ควรทำ
- วางแผนการตรวจสอบอย่างรอบคอบ: กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของการตรวจสอบ รวมถึงการเตรียมการและเอกสารที่เกี่ยวข้องให้พร้อมและครบถ้วน
- สร้างแผนการตรวจสอบเป็นระเบียบ: ระบุลำดับขั้นตอนและเทคนิคการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าการตรวจสอบทำได้อย่างเป็นระบบและเป็นไปตามมาตรฐาน
- ตรวจสอบข้อมูลอย่างเป็นระบบ: ตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ครอบคลุมและถูกต้อง และทำการบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ
- สร้างรายงานผลอย่างชัดเจน: รายงานผลการตรวจสอบอย่างชัดเจนและกระชับ เน้นการระบุข้อบกพร่องและข้อแนะนำสำหรับการปรับปรุง
- รายงานและสืบทอดเรียนรู้: สื่อสารผลการตรวจสอบและแนวทางการปรับปรุงให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องและทำการสืบทอดเรียนรู้ในองค์กร
สิ่งที่ไม่ควรทำ
- ไม่สม่ำเสมอ: อย่าละเลยการตรวจสอบอย่างเป็นระบบหรือไม่เป็นระบบ เพราะอาจพลิกเกลี่ยทำให้เสียหายและพลาดข้อบกพร่องได้
- ไม่ตรวจสอบโดยส่วนตัว: อย่าให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์ส่วนตัวมากเกินไปที่ละเลยการตรวจสอบหรือตรวจสอบอย่างไม่เป็นระบบ
- ไม่บันทึกข้อมูล: อย่าละเลยการบันทึกข้อมูลหรือไม่ระบุข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพราะอาจทำให้สูญเสียข้อมูลที่สำคัญหรือข้อบกพร่องที่จำเป็นต้องปรับปรุง
- ไม่สื่อสาร: อย่าละเลยการสื่อสารผลการตรวจสอบหรือข้อแนะนำสำหรับการปรับปรุง ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องไม่รู้ถึงปัญหาหรือข้อคิดเห็น
การดำเนินการตรวจติดตามคุณภาพภายใน ควรทำอย่างเป็นระบบและเน้นการสื่อสารและการบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพและสามารถนำไปปรับปรุงและพัฒนาระบบในองค์กรได้อย่างเหมาะสม
การดำเนินการตรวจติดตาม
การบันทึกหลักฐานที่พบ พยายามบันทึกให้ละเอียด เช่น
การดำเนินการตรวจติดตาม
การบันทึกหลักฐานที่พบในการดำเนินการตรวจติดตามคุณภาพภายในเป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อระบุปัญหาและข้อแนะนำสำหรับการปรับปรุง การบันทึกควรจะละเอียดและเพียงพอเพื่อให้เข้าใจสาเหตุของปัญหาและข้อแนะนำที่เสนอให้ได้อย่างชัดเจน
- วัตถุประสงค์และขอบเขตของการตรวจสอบ บันทึกวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบและขอบเขตที่ตรวจสอบ เพื่อให้ทราบว่าเป้าหมายการตรวจสอบคืออะไรและองค์กรต้องการตรวจสอบส่วนใดของกระบวนการหรือระบบ
- รายละเอียดของการตรวจสอบ ระบุเครื่องมือหรือเทคนิคที่ใช้ในการตรวจสอบ รวมถึงวิธีการสำรวจและตรวจสอบข้อมูล รวมทั้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ได้รับการสะสม
- ปัญหาและข้อความ บันทึกปัญหาหรือข้อบกพร่องที่พบรวมถึงรายละเอียดของปัญหา โดยระบุว่าปัญหาเกิดจากสาเหตุใด
- ข้อแนะนำและแผนปรับปรุง ระบุข้อแนะนำหรือแผนปรับปรุงที่เสนอเพื่อแก้ไขปัญหาหรือข้อบกพร่องที่พบ รวมถึงการกำหนดวิธีการและกำหนดเวลาในการดำเนินการ
- รายละเอียดอื่น ๆ บันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมที่สำคัญเกี่ยวกับการตรวจสอบ เช่น วันที่และเวลาที่ดำเนินการ ชื่อของผู้ตรวจสอบ หรือข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้อง
การบันทึก ควรจะเป็นอย่างละเอียดเพื่อให้เข้าใจและใช้ประโยชน์ได้ในการปรับปรุงและพัฒนาระบบในองค์กร นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานหรือเอกสารประกอบในการตรวจสอบคุณภาพภายหลังในอนาคต
ISO 9001 : 2015 กับประโยชน์ต่อองค์กร
มาตรฐาน ISO 9001:2015 เป็นมาตรฐานที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับระบบบริหารคุณภาพในองค์กร
ISO 9001 : 2015 กับประโยชน์ต่อองค์กร
- การปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ: ISO 9001 ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการและปรับปรุงกระบวนการธุรกิจให้มีคุณภาพมากขึ้น ซึ่งส่งผลให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการมีคุณภาพที่ดีขึ้นตามความต้องการของลูกค้า
- เพิ่มความมั่นคงสมรรถนะ: การปรับปรุงระบบบริหารคุณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001 ช่วยเพิ่มความมั่นคงสมรรถนะในการดำเนินธุรกิจขององค์กร โดยการระบุและปรับปรุงกระบวนการที่ไม่เหมาะสมหรือเสี่ยง
- การลดค่าใช้จ่าย: การดำเนินการตามมาตรฐาน ISO 9001 ช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจได้ โดยการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการและลดการบริโภคทรัพยากร
- การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: ISO 9001 ช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งมีผลต่อการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
- การเพิ่มภาพลักษณ์และชื่อเสียง: การได้รับการรับรองตามมาตรฐาน ISO 9001 ช่วยเพิ่มภาพลักษณ์และชื่อเสียงขององค์กร ซึ่งมีผลต่อการเพิ่มความไว้วางใจจากสาธารณชนและลูกค้า
- การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ: การปรับปรุงระบบบริหารคุณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001 ช่วยสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพและมีความรับผิดชอบในการปฏิบัติงาน
ดังนั้น ISO 9001:2015 เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการพัฒนาและปรับปรุงองค์กรให้มีประสิทธิภาพและความมั่นคงสมรรถนะที่ดีขึ้นในระยะยาว
สรุป
การตรวจติดตามคุณภาพภายใน เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้องค์กรปรับปรุงและพัฒนาระบบการบริหารคุณภาพอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
