EMR ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบสิ่งแวดล้อม (Environmental Management Representative)
ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบสิ่งแวดล้อม (Environmental Management Representative: EMR) เป็นบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากฝ่ายบริหารขององค์กร เพื่อทำหน้าที่เป็นตัวแทนในการดำเนินระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมตามมาตรฐาน ISO 14001:2015 EMR มีหน้าที่สำคัญในการช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม โดยมีหน้าที่หลักดังนี้
- ประสานงานและสนับสนุนฝ่ายบริหารในการจัดทำและดำเนินการตามนโยบายสิ่งแวดล้อม
- จัดทำและดำเนินการตามแผนงานและโครงการด้านสิ่งแวดล้อม
- ดำเนินการตรวจสอบและประเมินผลระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
- จัดทำรายงานด้านสิ่งแวดล้อมต่อฝ่ายบริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- สื่อสารและส่งเสริมให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการสิ่งแวดล้อม
บทบาทหน้าที่ของตัวแทนฝ่ายบริหาร
ตัวแทนฝ่ายบริหาร (Management Representative) หรือ MR มีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์กรมีระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพตามมาตรฐานสากลที่กำหนด เช่น ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 เป็นต้น
บทบาทหน้าที่ของตัวแทนฝ่ายบริหาร โดยทั่วไปจะประกอบด้วย 4 ประเด็นหลัก ดังนี้
1. ส่งเสริมและสนับสนุนระบบการจัดการ
MR มีหน้าที่ส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์กรมีระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพ โดยมีหน้าที่ดังนี้
- กำหนดนโยบายและแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการ
- จัดทำแผนงานและโครงการด้านการจัดการ
- กำกับดูแลและบริหารจัดการระบบการจัดการ
- สื่อสารและส่งเสริมให้บุคลากรตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการ
2. การพัฒนาและปรับปรุงระบบการจัดการ
MR มีหน้าที่พัฒนาและปรับปรุงระบบการจัดการให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอ โดยมีหน้าที่ดังนี้
- วิเคราะห์และประเมินระบบการจัดการอย่างสม่ำเสมอ
- กำหนดแนวทางในการปรับปรุงระบบการจัดการ
- ดำเนินการปรับปรุงระบบการจัดการ
3. การปฏิบัติตามข้อกำหนด
MR มีหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจัดการที่เกี่ยวข้อง โดยมีหน้าที่ดังนี้
- ศึกษาและเข้าใจข้อกำหนดด้านการจัดการที่เกี่ยวข้อง
- จัดทำแผนในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจัดการ
- ดำเนินการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจัดการ
4. การรายงานผลการดำเนินงาน
MR มีหน้าที่รายงานผลการดำเนินงานด้านการจัดการต่อฝ่ายบริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยมีหน้าที่ดังนี้
- รวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานผลการดำเนินงานด้านการจัดการ
- นำเสนอรายงานผลการดำเนินงานด้านการจัดการต่อฝ่ายบริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
นอกจากหน้าที่และความรับผิดชอบหลักข้างต้นแล้ว MR อาจมีหน้าที่อื่นๆ เพิ่มเติม เช่น
- เป็นผู้ประสานงานระหว่างองค์กรกับหน่วยงานภายนอก เช่น หน่วยงานกำกับดูแล ลูกค้า ซัพพลายเออร์
- เป็นผู้แทนองค์กรในการเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ
- เป็นผู้ให้คำปรึกษาและคำแนะนำแก่พนักงานเกี่ยวกับการจัดการ
โดยสรุปแล้ว บทบาทหน้าที่ของตัวแทนฝ่ายบริหารมีความสำคัญต่อการพัฒนาระบบการจัดการให้มีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
บทบาทหน้าที่ของตัวแทนฝ่ายบริหาร
เคล็ดลับความสำเร็จ
เคล็ดลับความสำเร็จ
- ต้องคิดแบบนักบริหาร
- ต้องคิดแบบเดียวกันกับผู้บริหารระดับสูงของคุณ
- ต้องคิดแบบลูกค้า
- ต้องคิดเพื่อพนักพนักงาน
- ต้องคิดเป็นระบบ
- คิดสร้าง คิดรักษา คิดปรับปรุงระบบ
ปัญหาที่พบ
ปัญหาที่พบของ EMR (Environmental Management Representative) ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบสิ่งแวดล้อม สามารถจำแนกได้เป็น 3 ประเภทหลักๆ ดังนี้
ปัญหาที่พบ
1. ปัญหาด้านความรู้และทักษะ
EMR จำเป็นต้องมีความรู้และทักษะด้านการจัดการสิ่งแวดล้อมอย่างเพียงพอ เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาที่พบในประเภทนี้ ได้แก่
- EMR ขาดความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการและแนวคิดของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
- EMR ขาดทักษะในการปฏิบัติงานด้านการจัดการสิ่งแวดล้อม เช่น การวิเคราะห์และประเมินผลกระทบสิ่งแวดล้อม การจัดทำแผนการจัดการสิ่งแวดล้อม การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อม
2. ปัญหาด้านบทบาทและหน้าที่
EMR มีหน้าที่สำคัญในการส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์กรดำเนินงานด้านการจัดการสิ่งแวดล้อมอย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาที่พบในประเภทนี้ ได้แก่
- EMR ขาดบทบาทและอำนาจในการปฏิบัติงาน
- EMR ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องไม่เพียงพอ
- EMR ขาดความร่วมมือจากพนักงาน
3. ปัญหาด้านสภาพแวดล้อมในการทำงาน
สภาพแวดล้อมในการทำงานที่เอื้ออำนวยจะช่วยให้ EMR สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาที่พบในประเภทนี้ ได้แก่
- องค์กรขาดนโยบายและแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการสิ่งแวดล้อมที่ชัดเจน
- องค์กรขาดทรัพยากรที่จำเป็นในการปฏิบัติงานด้านการจัดการสิ่งแวดล้อม เช่น งบประมาณ บุคลากร เทคโนโลยี
การจดบันทึกผลการตรวจ
การจดบันทึกผลการตรวจที่ดี ควรมีองค์ประกอบดังนี้
- ความถูกต้อง ข้อมูลในบันทึกต้องถูกต้อง ครบถ้วน ตรงตามความเป็นจริง ปราศจากข้อผิดพลาด
- ความชัดเจน บันทึกต้องเขียนให้ชัดเจน เข้าใจง่าย สามารถใช้อ้างอิงได้
- ความกระชับ บันทึกควรกระชับ สั้น กระทัดรัด หลีกเลี่ยงการเขียนวกวนหรือซ้ำซ้อน
- ความครบถ้วน บันทึกควรครอบคลุมทุกประเด็นที่ตรวจพบ ทั้งข้อบกพร่อง ข้อเสนอแนะ และการดำเนินการแก้ไข
- ความเป็นกลาง ผู้เขียนบันทึกควรมีความเป็นกลาง หลีกเลี่ยงการใส่ความคิดเห็นหรืออคติส่วนตัวลงไปในบันทึก
นอกจากองค์ประกอบพื้นฐานข้างต้นแล้ว การจดบันทึกผลการตรวจที่ดีควรพิจารณาปัจจัยอื่นๆ เพิ่มเติม ดังนี้
- ความเหมาะสม รูปแบบและเนื้อหาของบันทึกควรเหมาะสมกับวัตถุประสงค์และลักษณะของการตรวจ
- ความสะดวกในการอ่าน บันทึกควรจัดรูปแบบให้อ่านง่าย เข้าใจง่าย
- ความสะดวกในการค้นหา บันทึกควรจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย
การจดบันทึกผลการตรวจที่ดีจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ในอนาคตอีกด้วย
การจดบันทึกผลการตรวจ
การบันทึกหลักฐานที่พบ
ตัวอย่างองค์ประกอบของการจดบันทึกผลการตรวจ ในกรณีของการตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 มีดังนี้
- หัวข้อ ระบุหัวข้อของบันทึก เช่น การตรวจระบบการจัดการคุณภาพ
- วันที่ ระบุวันที่ตรวจ
- สถานที่ ระบุสถานที่ที่ตรวจ
- ผู้ตรวจ ระบุชื่อผู้ตรวจ
- ผู้ถูกตรวจ ระบุชื่อผู้ถูกตรวจ
- วัตถุประสงค์ ระบุวัตถุประสงค์ของการตรวจ
- ขอบเขต ระบุขอบเขตของการตรวจ
- ข้อค้นพบ ระบุข้อค้นพบจากการการตรวจ
- ข้อเสนอแนะ ระบุข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง
- การดำเนินการแก้ไข ระบุการดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่อง
- ลงชื่อ ลงชื่อผู้ตรวจและผู้ถูกตรวจ
การดำเนินการตรวจติดตาม
การดำเนินการตรวจติดตาม
สิ่งที่ควรทำ
- วางแผนการตรวจอย่างรอบคอบ กำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขต วิธีการตรวจ และระยะเวลาในการตรวจให้ชัดเจน
- รวบรวมหลักฐานอย่างครบถ้วนและเชื่อถือได้ ใช้วิธีการต่างๆ ที่เหมาะสมกับประเภทของหลักฐาน
- ประเมินผลอย่างเป็นกลาง หลีกเลี่ยงการตีความหรือตัดสินจากอคติส่วนตัว
- รายงานผลอย่างถูกต้องและครบถ้วน ระบุข้อบกพร่อง ข้อเสนอแนะ และระยะเวลาในการดำเนินการแก้ไข
- ติดตามผลการดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่อง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อบกพร่องได้รับการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ
สิ่งที่ไม่เคยทำ
- ตรวจติดตามโดยไม่วางแผน จะทำให้ตรวจติดตามไม่มีประสิทธิภาพและอาจไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
- รวบรวมหลักฐานที่ไม่ครบถ้วนหรือเชื่อถือไม่ได้ อาจทำให้การประเมินผลไม่ถูกต้อง
- ประเมินผลโดยอคติ อาจทำให้ข้อบกพร่องไม่ได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสม
- รายงานผลที่ไม่ถูกต้องหรือครบถ้วน อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและนำไปสู่การปรับปรุงที่ไม่ถูกต้อง
- ไม่ติดตามผลการดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่อง อาจทำให้ข้อบกพร่องยังคงมีอยู่
หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้จัดการที่ได้รับ CAR
หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้จัดการที่ได้รับ CAR
หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้จัดการที่ได้รับ CAR (Certificate of Accreditation for Records Management) ประกอบด้วย 4 ประเด็นหลัก ดังนี้
1.การส่งเสริมและสนับสนุนระบบการจัดการเอกสารและบันทึก
ผู้จัดการที่ได้รับ CAR มีหน้าที่ส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์กรมีระบบการจัดการเอกสารและบันทึกที่มีประสิทธิภาพ โดยมีหน้าที่ดังนี้
- กำหนดนโยบายและแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการเอกสารและบันทึก
- จัดทำแผนงานและโครงการด้านการจัดการเอกสารและบันทึก
- กำกับดูแลและบริหารจัดการระบบการจัดการเอกสารและบันทึก
- สื่อสารและส่งเสริมให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการเอกสารและบันทึก
2.การพัฒนาและปรับปรุงระบบการจัดการเอกสารและบันทึก
ผู้จัดการที่ได้รับ CAR มีหน้าที่พัฒนาและปรับปรุงระบบการจัดการเอกสารและบันทึกให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอ โดยมีหน้าที่ดังนี้
- วิเคราะห์และประเมินระบบการจัดการเอกสารและบันทึกอย่างสม่ำเสมอ
- กำหนดแนวทางในการปรับปรุงระบบการจัดการเอกสารและบันทึก
- ดำเนินการปรับปรุงระบบการจัดการเอกสารและบันทึก
3.การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจัดการเอกสารและบันทึก
ผู้จัดการที่ได้รับ CAR มีหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจัดการเอกสารและบันทึกที่เกี่ยวข้อง โดยมีหน้าที่ดังนี้
- ศึกษาและเข้าใจข้อกำหนดด้านการจัดการเอกสารและบันทึกที่เกี่ยวข้อง
- จัดทำแผนในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจัดการเอกสารและบันทึก
- ดำเนินการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการจัดการเอกสารและบันทึก
4.การรายงานผลการดำเนินงานด้านการจัดการเอกสารและบันทึก
ผู้จัดการที่ได้รับ CAR มีหน้าที่รายงานผลการดำเนินงานด้านการจัดการเอกสารและบันทึกต่อฝ่ายบริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยมีหน้าที่ดังนี้
- รวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานผลการดำเนินงานด้านการจัดการเอกสารและบันทึก
- นำเสนอรายงานผลการดำเนินงานด้านการจัดการเอกสารและบันทึกต่อฝ่ายบริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
นอกจากหน้าที่และความรับผิดชอบหลักข้างต้นแล้ว ผู้จัดการที่ได้รับ CAR อาจมีหน้าที่อื่นๆ เพิ่มเติม เช่น
- เป็นผู้ประสานงานระหว่างองค์กรกับหน่วยงานภายนอก เช่น หน่วยงานกำกับดูแล ลูกค้า ซัพพลายเออร์
- เป็นผู้แทนองค์กรในการเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารและบันทึก
- เป็นผู้ให้คำปรึกษาและคำแนะนำแก่พนักงานเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและบันทึก
โดยสรุปแล้ว หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้จัดการที่ได้รับ CAR มีความสำคัญต่อการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารและบันทึกให้มีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
