เทคนิคการสื่อสารและการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยหลักการ Ho Ren So (Effectively Techniques by Ho Ren So)

เทคนิคการสื่อสารและการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยหลักการ Ho Ren So

การสื่อสารและการประสานงาน เป็นส่วนสำคัญของการทำงานที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จของทีมหรือองค์กร การที่ทุกคนในองค์กรเข้าใจเป้าหมาย และหน้าที่ของตนเอง และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ ในการปฏิบัติการในระดับสูง หลักการ Ho Ren So เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างความเข้าใจและการร่วมมือระหว่างบุคคล วันนี้ HRODTHAI.COM ได้รวบรวม เทคนิคการสื่อสารและการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยหลักการ Ho Ren So (Effectively Techniques by Ho Ren So) มาให้ทุกท่านได้อ่าน และนำไปประยุกต์ใช้กับทีมของท่านกันนะคะ

ลูกน้องอย่างนี้ ที่คนญี่ปุ่นไม่อยากได้

จากประสบการณ์และวัฒนธรรมการทำงานแบบญี่ปุ่น พบว่ามีพฤติกรรมของลูกน้องบางประเภท ที่หัวหน้างานชาวญี่ปุ่นไม่ชอบ ดังนี้

10 ประเภทของลูกน้องที่ หัวหน้างานชาวญี่ปุ่นไม่อยากได้

1. มาสาย หยุดงานบ่อย

การมาสายและหยุดงานบ่อย แสดงถึงความไม่รับผิดชอบต่อหน้าที่งาน และส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ขององค์กร คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับระเบียบวินัยและการตรงต่อเวลา พฤติกรรมแบบนี้จึงถือเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

2. ไม่กล่าวทักทาย

การทักทายเป็นสิ่งที่แสดงถึงมารยาทและความเคารพ คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับมารยาทและการเคารพผู้ใหญ่ การไม่กล่าวทักทายจึงถือเป็นการกระทำที่หยาบคาย หรือการกระทำที่ไม่สุภาพ

3. ขาดความรับผิดชอบ

การขาดความรับผิดชอบ หมายถึง การไม่ทำตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น หรือทำแต่งานแบบขอไปที คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับความรับผิดชอบและความทุ่มเท การไม่รับผิดชอบต่อหน้าที่จึงถือเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

4. ผิดพลาดเรื่องเดิมซ้ำซาก

การทำผิดพลาดซ้ำ ๆ แสดงถึงความไม่ใส่ใจในการทำงาน และอาจสร้างความเสียหายให้กับองค์กร คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับความถูกต้องและความแม่นยำ การผิดพลาดเรื่องเดิมซ้ำๆ จึงถือเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

5. ชอบแก้ตัว

การชอบแก้ตัว แสดงถึงการไม่รับผิดชอบต่อผลงานของตัวเอง และไม่พยายามหาทางแก้ไขปัญหา คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการรับผิดชอบและการแก้ไขปัญหา การชอบแก้ตัวจึงถือเป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์

6. ไม่สั่งก็ไม่ทำ

การรอให้สั่งงาน แสดงถึงการขาดความคิดริเริ่มและความกระตือรือร้นในการทำงาน คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับความคิดริเริ่มและความกระตือรือร้น การรอให้สั่งงานจึงถือเป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์

7. ขาดพลังในการทำงานหรือความทะเยอทะยาน

การขาดพลังในการทำงาน แสดงถึงความไม่มุ่งมั่นและไม่ตั้งใจทำงาน คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับความมุ่งมั่นและความตั้งใจทำงาน การขาดพลังในการทำงานจึงถือเป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์

8. ไม่ทำการสื่อสารในการทำงาน (Ho Ren So)

การไม่สื่อสารตามหลักการ Ho Ren So แสดงถึงการไม่ใส่ใจต่อระบบการทำงานและอาจก่อให้เกิดปัญหาในอนาคต คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การไม่สื่อสารตามหลักการ Ho Ren So จึงถือเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

9. ขาดความรอมชอม

การขาดความรอมชอม แสดงถึงการไม่สามารถทำงานเป็นทีมและไม่เคารพความคิดเห็นของผู้อื่น คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีมและการเคารพความคิดเห็นของผู้อื่น การขาดความรอมชอมจึงถือเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

10. ไม่ฟังความคิดเห็นของคนอื่น

การไม่ฟังความคิดเห็นของคนอื่น แสดงถึงการปิดกั้นตัวเองและไม่พัฒนาตนเอง คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการรับฟังความคิดเห็นและการพัฒนาตนเอง การไม่ฟังความคิดเห็นของคนอื่นจึงถือเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าวัฒนธรรมองค์กรแต่ละแห่งมีความแตกต่างกัน สิ่งที่คนญี่ปุ่นไม่ชอบ อาจจะไม่ใช่สิ่งที่คนไทยไม่ชอบ ดังนั้น ลูกน้องควรปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรและเรียนรู้กฎระเบียบขององค์กร หมั่นพัฒนาตนเอง ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้างานอย่างสม่ำเสมอ

Ho Ren So คืออะไร

Ho Ren So มาจากคำภาษาญี่ปุ่น 3 คำ ดังนี้

Ho Koku (โฮโกะกุ) หมายถึง รายงาน
Renraku (เร็งระกุ) หมายถึง ติดต่อ
Sodan (โซดัง) หมายถึง ปรึกษา

หลักการ Ho Ren So เป็นแนวทางและเทคนิคการสื่อสารที่เน้นย้ำถึงความสำคัญของการรายงาน ติดต่อ และปรึกษาอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อลดความผิดพลาด ป้องกันปัญหา และส่งเสริมการทำงานเป็นทีมอย่างราบรื่น

Hou Ren Sou หัวใจสำคัญในการทำงาน

หลักการ Ho Ren So เป็นแนวทางและเทคนิคการสื่อสารที่เน้นย้ำถึงความสำคัญของการรายงาน ติดต่อ และปรึกษาอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อลดความผิดพลาด ป้องกันปัญหา และส่งเสริมการทำงานเป็นทีมอย่างราบรื่น

ทำไม Ho Ren So ถึงสำคัญ?

ลดความเสี่ยงต่อความผิดพลาดและปัญหา: การสื่อสารที่ชัดเจนและตรงประเด็น ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดและปัญหาที่ไม่จำเป็น
ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม: การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้ทุกคนในทีมทราบข้อมูล ความคืบหน้า และปัญหาต่างๆ ร่วมกันแก้ไขปัญหาและบรรลุเป้าหมาย
เพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน: การสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ประหยัดเวลาและทำงานเสร็จเร็วขึ้น
สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี: การสื่อสารที่เปิดกว้างและโปร่งใส ช่วยให้เกิดความไว้เนื้อเชื่อใจและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเพื่อนร่วมงาน

เราจะใช้ Ho Ren So เมื่อใด

Ho Ren So เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสื่อสารและการประสานงาน นำไปใช้ได้ทั้งในองค์กร ธุรกิจ และชีวิตส่วนตัว การฝึกฝนการใช้ Ho Ren So อย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่น

ตัวอย่างสถานการณ์การใช้ Ho Ren So

พนักงานพบปัญหาทางเทคนิค - พนักงานควรติดต่อหัวหน้างานเพื่อขอความช่วยเหลือ
งานใกล้เสร็จ แต่มีบางส่วนที่ไม่สมบูรณ์ - พนักงานควรติดต่อผู้รับผิดชอบงานเพื่อแจ้งให้ทราบ
พนักงานรู้สึกกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน - พนักงานควรปรึกษาหัวหน้างานเพื่อขอคำแนะนำ

เครื่องมือในการสื่อสาร และการค้นหาปัญหา

5W1H เป็นอีกหนึ่งในเครื่องมือ ที่ใช้ในการทำงาน ที่ได้รับความนิยม ในระดับสากล เพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูล อีกทั้ง เป็นการจัดระเบียบ การเขียนรายงาน ให้เข้าใจได้ง่ายมากขึ้นด้วย เป็นการใช้หลักคำถามพื้นฐานมาเล่าเรื่องราวนั่นเอง

จุดสำคัญของ HOUKOKU (การรายงาน)

จุดที่ 1: สม่ำเสมอ

รายงานอย่างสม่ำเสมอ: รายงานผลงาน ความคืบหน้า ปัญหา และอุปสรรคที่พบเจอเป็นประจำ
กำหนดเวลาการรายงาน: กำหนดเวลาการรายงานที่ชัดเจน แจ้งให้หัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้องทราบ
ปฏิบัติตามตารางการรายงาน: ปฏิบัติตามตารางการรายงานที่กำหนดไว้
รายงานเมื่อมีข้อมูลใหม่: รายงานข้อมูลใหม่ ๆ ทันทีเมื่อได้รับ
รายงานเมื่อมีปัญหา: รายงานปัญหาทันทีเมื่อพบเจอ

จุดที่ 2: สรุปอย่างได้ใจความ

สรุปประเด็นสำคัญ: เน้นประเด็นสำคัญของรายงาน ไม่ต้องรายงานรายละเอียดปลีกย่อย
ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย: ใช้ภาษาที่ชัดเจน ตรงประเด็น ไม่ใช้ศัพท์แสงหรือคำศัพท์เฉพาะทางที่ผู้อื่นไม่เข้าใจ
เรียงลำดับข้อมูลอย่างมีตรรกะ: เรียงลำดับข้อมูลให้เป็นระเบียบ เข้าใจง่าย
ใช้ตัวช่วย เช่น ตาราง กราฟ รูปภาพ: ใช้ตัวช่วยเพื่อนำเสนอข้อมูลให้เข้าใจง่าย
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล: ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนรายงาน

นอกจาก 2 จุดสำคัญนี้แล้ว การรายงานที่ดี ควรมีเนื้อหาครบถ้วน สมบูรณ์ นำเสนออย่างน่าสนใจ และแสดงถึงความตั้งใจจริง การฝึกฝนการรายงานอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้ทักษะการสื่อสารของคุณพัฒนาขึ้น และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทั้งในงานและชีวิตส่วนตัว

ตัวอย่าง วิธีการใช้ HORENSO ภายในแผนกผลิต

ตัวอย่างวิธีการใช้ HORENSO ภายในแผนกผลิต

1. รายงาน (Hokoku)

รายงานความคืบหน้าของงาน: พนักงานควรรายงานความคืบหน้าของงานให้หัวหน้างานทราบเป็นประจำ เช่น รายงานรายวัน รายงานรายสัปดาห์
รายงานปัญหา: พนักงานควรรายงานปัญหาที่พบเจอให้หัวหน้างานทราบโดยเร็วที่สุด เช่น ปัญหาเครื่องจักรขัดข้อง ปัญหาสินค้ามีตำหนิ
รายงานผลงาน: พนักงานควรรายงานผลงานที่เสร็จสิ้นให้หัวหน้างานทราบ เช่น รายงานผลการผลิต รายงานผลการตรวจสอบคุณภาพ

2. ติดต่อ (Renraku)

ติดต่อหัวหน้างานเมื่อต้องการขอความช่วยเหลือ: พนักงานควรติดต่อหัวหน้างานเมื่อต้องการขอความช่วยเหลือ เช่น ไม่เข้าใจวิธีการทำงาน ต้องการเครื่องมือหรืออุปกรณ์เพิ่มเติม
ติดต่อเพื่อนร่วมงานเพื่อขอความร่วมมือ: พนักงานควรติดต่อเพื่อนร่วมงานเพื่อขอความร่วมมือ เช่น ต้องการความช่วยเหลือในการยกของ ต้องการข้อมูลหรือเอกสารเพิ่มเติม
ติดต่อลูกค้าเพื่อแจ้งสถานะการผลิต: พนักงานควรติดต่อลูกค้าเพื่อแจ้งสถานะการผลิต เช่น แจ้งกำหนดส่งสินค้า แจ้งปัญหาที่พบเจอ

3. ปรึกษา (Sodan)

ปรึกษากับหัวหน้างานเมื่อมีปัญหา: พนักงานควรปรึกษากับหัวหน้างานเมื่อมีปัญหา เช่น ไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้เอง ต้องการคำแนะนำ
ปรึกษากับเพื่อนร่วมงานเพื่อหาแนวทางแก้ไข: พนักงานควรปรึกษากับเพื่อนร่วมงานเพื่อหาแนวทางแก้ไข เช่น แลกเปลี่ยนความคิดเห็น เสนอแนะแนวทางแก้ไข
ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญเมื่อต้องการความรู้เพิ่มเติม: พนักงานควรปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญเมื่อต้องการความรู้เพิ่มเติม เช่น ปรึกษาวิศวกรเกี่ยวกับเครื่องจักร ปรึกษาผู้ควบคุมคุณภาพเกี่ยวกับสินค้า

ประโยชน์ของการใช้ HORENSO ภายในแผนกผลิต

ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ: การรายงาน ติดต่อ และปรึกษาอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องทราบข้อมูล ความคืบหน้า และปัญหาต่างๆ ร่วมกันแก้ไขปัญหาและบรรลุเป้าหมาย
ช่วยให้ลดความผิดพลาด: การสื่อสารที่ชัดเจนและตรงประเด็น ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดและปัญหาที่ไม่จำเป็น
ช่วยให้ทำงานเป็นทีม: การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้ทุกคนในทีมทราบข้อมูล ความคืบหน้า และปัญหาต่างๆ ร่วมกันแก้ไขปัญหาและบรรลุเป้าหมาย
ช่วยให้เพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน: การสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ประหยัดเวลาและทำงานเสร็จเร็วขึ้น
ช่วยให้สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี: การสื่อสารที่เปิดกว้างและโปร่งใส ช่วยให้เกิดความไว้เนื้อเชื่อใจและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเพื่อนร่วมงาน

สรุป

การใช้ HORENSO เป็นเทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้การทำงานราบรื่น ลดความผิดพลาด และส่งเสริมการทำงานเป็นทีม พนักงานทุกคนในแผนกผลิตควรฝึกฝนการใช้ HORENSO อย่างสม่ำเสมอ