เทคนิคการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Control Technique)

การจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า E-Document นั้นกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในปัจจุบัน เนื่องจากมีประสิทธิภาพและความสะดวกสบายในการจัดการเอกสารมากกว่าการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ ที่ใช้กระดาษ การเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

เป้าหมายหลักของการจัดการข้อมูล

เป้าหมายหลักของการจัดการข้อมูล ก็คือการทำให้ข้อมูลของเรามีความ ถูกต้องสอดคล้อง และ พร้อมใช้งาน นั่นเอง

การจัดการข้อมูล (Data Management) ที่ดี

จัดระบบเอกสาร ทำให้เอกสารต่างๆ ในองค์กรมีระเบียบ มีการจัดหมวดหมู่ที่ชัดเจน ทำให้ค้นหาได้ง่ายและรวดเร็ว
ลดความซ้ำซ้อน ป้องกันไม่ให้มีการสร้างเอกสารซ้ำซ้อนกันหลายฉบับ ทำให้ประหยัดเวลาและทรัพยากร
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บและจัดระบบอย่างเป็นระเบียบ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ลดความผิดพลาด การมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน จะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน ซึ่งจะส่งผลดีต่อภาพลักษณ์ขององค์กร
สนับสนุนการตัดสินใจ ข้อมูลที่ถูกจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ จะเป็นประโยชน์อย่างมากในการวิเคราะห์และตัดสินใจทางธุรกิจ

สรุปง่ายๆ คือ การจัดการข้อมูลที่ดี จะช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถแข่งขันในตลาดได้อย่างยั่งยืน

การจัดการข้อมูลมีหลักการ 7 ประการ

การจัดการข้อมูล เป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ การมีระบบการจัดการข้อมูลที่ดี จะช่วยให้องค์กรสามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำ

หลักการสำคัญ 7 ประการของการจัดการข้อมูล ได้แก่:

การรวบรวมข้อมูล (Data Collection) เป็นขั้นตอนแรกของการจัดการข้อมูล โดยการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ฐานข้อมูลภายใน ฐานข้อมูลภายนอก หรือจากการสำรวจ เป็นต้น
การจัดเก็บข้อมูล (Data Storage) หลังจากรวบรวมข้อมูลมาแล้ว ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบที่ปลอดภัย เช่น ฐานข้อมูล คลาวด์ หรือฮาร์ดดิสก์ เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว
การจัดระเบียบข้อมูล และโครงสร้าง (Data organization & structuring) ข้อมูลที่รวบรวมมาจะต้องถูกจัดระเบียบและสร้างโครงสร้างให้เป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและวิเคราะห์
คุณภาพของข้อมูล และการกรองข้อมูล (Data quality & cleansing) การตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่นำมาใช้นั้นมีความน่าเชื่อถือ
ความปลอดภัยของข้อมูล (Data security & privacy) การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต และการสูญหายของข้อมูล
รวมและแปลงข้อมูล (Data integration & transformation) การนำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ มารวมกัน และแปลงให้เป็นรูปแบบเดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์
รวบรวมข้อมูล และวิเคราะห์ (Data retrieval & analysis) การดึงข้อมูลออกมาวิเคราะห์ เพื่อค้นหาข้อมูลเชิงลึก และนำไปใช้ในการตัดสินใจ

ทำไมการจัดการข้อมูลจึงสำคัญ?

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
สนับสนุนการตัดสินใจ ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
ลดความผิดพลาด การมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน จะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน
เพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน องค์กรที่สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะมีความได้เปรียบในการแข่งขัน

โครงสร้างของระบบเอกสาร

โครงสร้างของระบบเอกสารเป็นหัวใจสำคัญในการจัดการเอกสารภายในองค์กร ทำให้การค้นหา การเข้าถึง และการใช้งานเอกสารต่างๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีความสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร

โดยทั่วไป โครงสร้างของระบบเอกสารจะแบ่งออกเป็น 4 ระดับหลัก ดังนี้

1. คู่มือ (Manual)

เป็นเอกสารระดับสูงสุด กำหนดนโยบายและแนวทางปฏิบัติโดยรวมขององค์กรเกี่ยวกับระบบคุณภาพหรือระบบบริหารจัดการอื่นๆ
ครอบคลุมภาพรวม อธิบายวิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย และขอบเขตของระบบ
เป็นเอกสารอ้างอิง ใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาเอกสารระดับล่าง

2. ระเบียบปฏิบัติ (Procedure)

เป็นเอกสารระดับรอง อธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นระบบและสม่ำเสมอ
เชื่อมโยงกับคู่มือ ระบุรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามนโยบายที่กำหนด
ครอบคลุมกระบวนการ อธิบายขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน

3. วิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction)

เป็นเอกสารระดับปฏิบัติการ อธิบายรายละเอียดขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียด
เป็นคู่มือปฏิบัติงาน ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานจริงของพนักงาน
เน้นความชัดเจน อธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน เพื่อลดความผิดพลาด

4. เอกสารสนับสนุน (Supporting Document)

เป็นเอกสารประกอบ ใช้ประกอบเอกสารระดับอื่นๆ เช่น แบบฟอร์ม ตาราง แผนภูมิ รูปภาพ
ให้ข้อมูลเพิ่มเติม ช่วยให้เข้าใจเนื้อหาของเอกสารหลักได้ดียิ่งขึ้น

การเตรียมการวางแผนเพื่อเข้าถึงไฟล์

การจัดการเอกสารแบบเดิมที่อาจทำให้เกิดความสับสนและเสียเวลาในการค้นหาเอกสาร กับการจัดการเอกสารแบบใหม่ที่ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้การเข้าถึงเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อดีของการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

ประหยัดเวลา ไม่ต้องเสียเวลานานในการค้นหาเอกสารตามตู้เก็บเอกสาร
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาที่มีอินเทอร์เน็ต
ลดความเสี่ยงในการสูญหาย เอกสารจะถูกเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือคลาวด์ ทำให้มีความปลอดภัยสูงและลดความเสี่ยงในการสูญหาย
ง่ายต่อการแบ่งปัน สามารถแชร์เอกสารให้กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย
เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ลดการใช้กระดาษ

ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกกันว่า Paperless นั้นมีประโยชน์มากมายต่อองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการประหยัดพื้นที่ ลดต้นทุน หรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลองมาดูรายละเอียดของประโยชน์แต่ละข้อกันเลยครับ

1. การช่วยองค์กรลดกระดาษ (Paperless)

ลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่ายในการซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
รักษาสิ่งแวดล้อม ลดปริมาณขยะจากกระดาษ ช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม
ประหยัดพื้นที่ ไม่ต้องใช้ตู้เก็บเอกสารจำนวนมาก ช่วยประหยัดพื้นที่สำนักงาน

2. ลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร (Save Area)

เพิ่มพื้นที่ใช้สอย สามารถนำพื้นที่ที่เคยใช้เก็บเอกสารไปใช้ประโยชน์อย่างอื่นได้
จัดระเบียบสำนักงาน ทำให้สำนักงานดูเป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น

3. สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ (Online)

ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงมีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ก็สามารถเข้าถึงเอกสารได้ทันที
เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ไม่ต้องเดินทางไปที่ออฟฟิศเพื่อค้นหาเอกสาร

4. ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล (Reduce time)

ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบค้นหาที่ทันสมัย สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้จากคำหลักหรือแท็กต่างๆ
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทำให้พนักงานมีเวลาไปทำงานอื่นๆ ที่สำคัญกว่า

5. สามารถควบคุมกำหนดชื่อการเข้าถึงข้อมูลได้ชัดเจน (Authorization)

รักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารให้กับพนักงานแต่ละคนได้
ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล ช่วยป้องกันข้อมูลสำคัญไม่ให้ถูกเปิดเผยไปยังบุคคลภายนอก

การจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรทุกขนาด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน หากคุณกำลังมองหาทางเลือกในการจัดการเอกสารที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด

การกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสาร

การกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสาร เป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพ ช่วยลดภาระในการจัดเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็น และป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญ

ทำไมต้องกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสาร?

ลดพื้นที่จัดเก็บ ช่วยลดปริมาณเอกสารที่ต้องจัดเก็บ ทำให้ประหยัดพื้นที่สำนักงาน
เพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหา เมื่อมีเอกสารน้อยลง การค้นหาเอกสารที่ต้องการจึงง่ายและรวดเร็วขึ้น
ป้องกันการสูญหายของข้อมูล การกำหนดอายุการจัดเก็บที่ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถทำลายเอกสารที่หมดอายุการใช้งานได้อย่างถูกต้อง
ปฏิบัติตามกฎหมาย บางประเภทของเอกสารอาจมีกฎหมายกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษา

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสาร

ประเภทของเอกสาร เอกสารแต่ละประเภทจะมีความสำคัญและระยะเวลาในการเก็บรักษาที่แตกต่างกัน เช่น เอกสารทางบัญชี อาจต้องเก็บรักษาไว้นานกว่าเอกสารทั่วไป
กฎหมายและข้อบังคับ บางประเภทของเอกสารอาจมีกฎหมายกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษา
ความจำเป็นในการใช้งาน พิจารณาว่าเอกสารนั้นยังมีความจำเป็นต้องใช้งานในอนาคตหรือไม่
ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ พิจารณาถึงค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ทั้งค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา

ขั้นตอนการกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสาร

จัดทำรายการเอกสาร รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์กร และจัดทำรายการแบ่งตามประเภท
วิเคราะห์ความสำคัญ ประเมินความสำคัญของแต่ละประเภทของเอกสาร
กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา กำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับการเก็บรักษาเอกสารแต่ละประเภท
จัดทำตารางกำหนดอายุการเก็บรักษา สร้างตารางที่แสดงรายละเอียดของเอกสารแต่ละประเภท ระยะเวลาในการเก็บรักษา และวิธีการทำลาย
ดำเนินการตามตาราง ปฏิบัติตามตารางที่กำหนดอย่างเคร่งครัด
ทบทวนและปรับปรุง ทบทวนตารางกำหนดอายุการเก็บรักษาเป็นประจำ เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง

การกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสาร เป็นเรื่องสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และป้องกันความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล การทำตามขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้น จะช่วยให้คุณสามารถจัดทำตารางกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสารที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณได้

สรุป

การจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรทุกขนาด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน หากคุณกำลังมองหาทางเลือกในการจัดการเอกสารที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด