บทบาทหน้าที่ และเทคนิคการจัดการงานของผู้รับผิดชอบงานธุรการ อย่างมืออาชีพ
งานธุรการ (Administration) มีความหมายเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและดำเนินงานภายในองค์กรหรือองค์กรต่าง ๆ เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีระบบการทำงานที่เรียบร้อยและเป็นระบบ
ความหมายของ งานธุรการ
งานธุรการ (Administration) คือ กิจกรรมหรือกลุ่มของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและดำเนินงานภายในองค์กรหรือองค์กรต่าง ๆ โดยเน้นไปที่การสนับสนุนและการจัดการรายละเอียดของกิจกรรมที่สำคัญเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ งานธุรการมีบทบาทสำคัญในการรองรับและสนับสนุนการดำเนินงานของฝ่ายหรือแผนกอื่น ๆ ภายในองค์กร
งานธุรการมักมีหลายภาคส่วนหรือกิจกรรมที่รวมอยู่ด้วยกัน เช่น การจัดการเอกสาร, การจัดการประชุม, การจัดการสำนักงานและทรัพยากร, การสื่อสารภายในและภายนอก, การจัดการข้อมูล, การสนับสนุนในการทำงานของบุคลากร, และการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ราชการหรือธุรกิจ
ในองค์กรใหญ่ ๆ มักจะมีฝ่ายหรือแผนกงานธุรการที่รับผิดชอบในการดำเนินงานเหล่านี้ โดยมักจะมีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญและทักษะในด้านต่าง ๆ เพื่อให้งานธุรการเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด
ความหมายของงานธุรการ
ประเภทของงานธุรการ
งานธุรการมีหลายประเภทตามลักษณะของงานและภาคส่วนขององค์กรที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น
- งานธุรการทั่วไป: ประกอบด้วยกิจกรรมทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทั่วไปขององค์กร เช่น การจัดการเอกสาร, การจัดการการประชุม, การจัดการสำนักงาน, การสื่อสารภายในและภายนอก, และการจัดการข้อมูล
- งานธุรการทรัพยากรมนุษย์: ซึ่งรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร เช่น การจัดการกับการจ้างงาน, การฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร, การจัดการค่าจ้างและสวัสดิการ, และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์
- งานธุรการการเงินและบัญชี: ซึ่งรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการการเงินและบัญชีในองค์กร เช่น การจัดทำรายงานการเงิน, การจัดการบัญชีและบัญชีรับ-จ่าย, การตรวจสอบบัญชี, และการจัดการกับภาษี
- งานธุรการการตลาดและขาย: ซึ่งรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการการตลาดและการขายสินค้าหรือบริการขององค์กร เช่น การจัดการกับการตลาดออนไลน์และออฟไลน์, การจัดการกับพันธมิตรธุรกิจ, และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมการขาย
- งานธุรการทรัพยากรวัสดุและการจัดซื้อ: ซึ่งรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรวัสดุและการจัดซื้อสินค้าหรือบริการในองค์กร เช่น การวางแผนและการจัดซื้อวัสดุ, การจัดการสัญญาการจัดซื้อ, การควบคุมคุณภาพสินค้า, และการจัดการคลังสินค้า
- งานธุรการทรัพยากรเทคโนโลยีสารสนเทศ: ซึ่งรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในองค์กร เช่น การจัดการระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์, การจัดการซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน, การจัดการข้อมูลและความปลอดภัยข้อมูล
ทั้งนี้แต่ละองค์กรอาจมีการจัดแบ่งหรือการจัดระเบียบงานธุรการต่าง ๆ ตามลักษณะและความต้องการขององค์กรและธุรกิจในแต่ละระดับ
ทัศนคติในการทำงานธุรการ
ทัศนคติในการทำงานธุรการสามารถสรุปได้เป็น "3 ต" คือ ติดต่อ ติดตาม และ ตอบโต้ ซึ่งเป็นพฤติกรรมที่สำคัญในการดำเนินงานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ
ทัศนคติในการทำงานธุรการ
- ติดต่อ (Contact): การติดต่อคือการสื่อสารระหว่างบุคคลภายในและภายนอกองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้ทำงานธุรการควรมีทักษะในการสื่อสารที่ชัดเจนและเป็นระบบ โดยการใช้วัสดุการสื่อสารที่เหมาะสม เช่น อีเมล, โทรศัพท์, และการสนทนาโดยตรง
- ติดตาม (Follow-up): การติดตามคือการทำงานตามลำดับเวลาและการตรวจสอบความก้าวหน้าของงาน ผู้ทำงานธุรการควรมีการติดตามกิจกรรมและงานที่ได้รับมอบหมายอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นและตรงต่อเวลา
- ตอบโต้ (Response): การตอบโต้คือการตอบกลับหรือรับมือกับสิ่งที่เกิดขึ้นในการสื่อสารหรือการดำเนินงานอย่างทันท่วงทีและสม่ำเสมอ ผู้ทำงานธุรการควรมีความรับผิดชอบในการตอบโต้ต่อคำถาม, ความต้องการ, หรือปัญหาที่เกิดขึ้นโดยมีความใส่ใจและเร่งด่วน
การปฏิบัติตามแนวทาง "3 ต" นี้จะช่วยให้ผู้ทำงานธุรการทำหน้าที่ของตนอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างมาก
บทบาทและหน้าที่ของงานธุรการ
บทบาและหน้าที่ของงานธุรการ
บทบาทและหน้าที่ของงานธุรการมีหลายประการตามลักษณะขององค์กรและภารกิจที่กำหนดไว้ แต่ส่วนหลักๆ สามารถสรุปได้ดังนี้
- การจัดการเอกสารและข้อมูล: งานธุรการมีหน้าที่ในการจัดการเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร ซึ่งรวมถึงการจัดเก็บ, การบันทึก, และการจัดระเบียบข้อมูลให้มีระเบียบเรียบร้อยและเข้าถึงได้ง่าย
- การจัดการประชุมและกิจกรรม: งานธุรการมีหน้าที่ในการจัดการตารางการประชุม, การจัดหาสถานที่และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง, และการจัดการเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมและกิจกรรมต่างๆ
- การจัดการสำนักงานและทรัพยากร: งานธุรการมีหน้าที่ในการจัดการพื้นที่สำนักงาน, การจัดการอุปกรณ์และเครื่องมือทำงาน, การจัดการเวลาและกำหนดการ, การจัดการการสื่อสารภายในองค์กร, และการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่เกี่ยวข้อง
- การสนับสนุนการทำงาน: งานธุรการมีหน้าที่ในการสนับสนุนและช่วยเหลือฝ่ายหรือแผนกอื่นในองค์กร โดยการจัดทำรายงาน, การดูแลลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ, การจัดการการเดินทางและการจองที่พัก
- การจัดการทรัพยากรเทคโนโลยีสารสนเทศ: งานธุรการมีหน้าที่ในการจัดการทรัพยากรเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในองค์กร เช่น การจัดการระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์, การจัดการซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน, การจัดการข้อมูลและความปลอดภัยข้อมูล
- การจัดการการเงินและบัญชี: งานธุรการมีหน้าที่ในการจัดการการเงินและบัญชีในองค์กร เช่น การจัดทำรายงานการเงิน, การจัดการบัญชีและบัญชีรับ-จ่าย, การตรวจสอบบัญชี, และการจัดการกับภาษี
การดำเนินงานของงานธุรการมีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กร เนื่องจากมีบทบาทในการสนับสนุนและสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับการทำงานของบุคลากรและการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล
10 กลุ่มงานที่ต้องรับผิดชอบ
- กลุ่มงานความสะอาดภายในและภายนอกอาคาร รับผิดชอบการดูแลความสะอาดของพื้นที่ภายในและภายนอกอาคาร เช่น ทำความสะอาดพื้นที่สาธารณะ, การบำรุงรักษาพื้นที่เข้าถึง, การจัดการกับขยะ, การดูแลพื้นที่สีขาว, ฯลฯ
- กลุ่มงานซ่อมบำรุงอาคารและสถานที่ รับผิดชอบการซ่อมแซมและบำรุงรักษาอาคารและสถานที่ เพื่อให้รักษาความปลอดภัยและสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม เช่น การซ่อมแซมโครงสร้างอาคาร, การซ่อมแซมระบบไฟฟ้า-ประปา, การป้องกันการรั่วซึม, ฯลฯ
- กลุ่มงานความปลอดภัย รับผิดชอบในด้านความปลอดภัยของพนักงานและทรัพย์สินของบริษัท เช่น การดูแลระบบกล้องวงจรปิด, การตรวจสอบการเข้า-ออกอาคาร, การจัดการกับเหตุการณ์ฉุกเฉิน, ฯลฯ
- กลุ่มงานอุปกรณ์และพัสดุภัณฑ์ รับผิดชอบในการจัดหาและการบริหารจัดการกับอุปกรณ์และพัสดุที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร เช่น การจัดซื้ออุปกรณ์ทำความสะอาด, การจัดซื้อวัสดุสำนักงาน, ฯลฯ
- กลุ่มงานอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงาน รับผิดชอบการจัดการและดูแลรักษาเครื่องใช้สำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์, เครื่องพิมพ์, โทรศัพท์, ฯลฯ
- กลุ่มงานด้านสวัสดิการพนักงาน รับผิดชอบในการจัดการสวัสดิการและการดูแลพนักงาน เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมทำงานที่ดีและเพื่อให้พนักงานมีความสุข เช่น โปรแกรมสวัสดิการ, กิจกรรมพัฒนาบุคลิกภาพ, ฯลฯ
- กลุ่มงานกิจกรรมพนักงาน รับผิดชอบการจัดกิจกรรมและสิ่งทำเล็บเล็งในองค์กร เพื่อสร้างสังคมที่ดีและความเข้าใจระหว่างพนักงาน เช่น การจัดงานเลี้ยง, การจัดกิจกรรมกีฬา, ฯลฯ
- กลุ่มงานติดต่อหน่วยราชการ รับผิดชอบการติดต่อและการควบคุมการติดต่อกับหน่วยราชการภายนอก เพื่อดำเนินการต่างๆ อย่างเหมาะสม เช่น การจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหน่วยราชการ, การติดต่อทางโทรศัพท์, ฯลฯ
- กลุ่มงานยานพาหนะและพนักงานขับรถ รับผิดชอบการจัดการทางด้านยานพาหนะและพนักงานขับรถ เพื่อให้การเดินทางของพนักงานเป็นไปอย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ เช่น การบำรุงรักษายานพาหนะ, การจัดการการจองยานพาหนะ, ฯลฯ
- กลุ่มงานสาธารณูปโภค รับผิดชอบการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและสาธารณูปโภคทั่วไปภายในองค์กร เช่น ระบบไฟฟ้า, ระบบประปา, ระบบอินเทอร์เน็ต, ฯลฯ
การรับผิดชอบงานธุรการนี้จะช่วยให้กิจกรรมภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิทธิภาพตามเป้าหมายขององค์กร
เทคนิคในการจัดเก็บเอกสาร คือ
เทคนิคในการจัดเก็บเอกสาร คือ
การจัดเก็บเอกสารเป็นส่วนสำคัญของงานธุรการ เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นและสะดวกสบาย
เทคนิคที่ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดหมวดหมู่และเรียงลำดับ แบ่งเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะและหัวข้อของเอกสาร และเรียงลำดับเอกสารในแต่ละหมวดหมู่ตามลำดับเวลาหรือความสำคัญ
- การใช้เทคโนโลยีการจัดเก็บ ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมเพื่อจัดเก็บเอกสาร เช่น การใช้ระบบคลาวด์ (Cloud Storage) เพื่อเก็บข้อมูลออนไลน์ หรือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (Document Management Software) เพื่อช่วยในการจัดการและค้นหาเอกสาร
- การใช้ระบบสีสัน ใช้ระบบสีสันเพื่อช่วยในการระบุหมวดหมู่ของเอกสาร เช่น ใช้สีต่าง ๆ สำหรับหมวดหมู่ต่าง ๆ เพื่อช่วยในการจัดหมวดหมู่และค้นหาเอกสารในภายหลัง
- การใช้ป้ายกำกับ (Tags)ใช้ป้ายกำกับหรือแท็กเพื่อระบุคำสำคัญหรือหมวดหมู่ของเอกสาร เพื่อช่วยในการค้นหาและจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การตั้งชื่อไฟล์อย่างมีระเบียบ ตั้งชื่อไฟล์เอกสารอย่างมีระเบียบและสื่อความหมาย เพื่อช่วยในการค้นหาและระบุเนื้อหาของเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
- การสร้างระบบการอนุมัติเอกสาร สร้างระบบการอนุมัติเอกสารเพื่อให้การจัดเก็บเอกสารเป็นไปอย่างมีระเบียบและมีความปลอดภัย เช่น การใช้ระบบอนุมัติออนไลน์
- การสร้างแผนที่เอกสาร (Document Map) สร้างแผนที่เอกสารเพื่อแสดงโครงสร้างของเอกสารและความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารต่าง ๆ เพื่อช่วยในการนำเสนอข้อมูลและค้นหาเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดทำเอกสารเบื้องต้น จัดทำเอกสารเบื้องต้นเพื่อสรุปข้อมูลสำคัญและสร้างฐานข้อมูลสำหรับเอกสารต่อไป
การใช้เทคนิคเหล่านี้ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
ผู้ประสานงานคุณภาพ คือ
ผู้ประสานงานคุณภาพ คือ
ผู้ประสานงานคุณภาพ คือ ผู้ประสานงานคุณภาพมีบทบาทที่สำคัญในการเป็นตัวกลางในการสื่อสารและประสานงานระหว่างสมาชิกในทีม เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพสูงสุด ความเชี่ยวชาญที่สำคัญของผู้ประสานงานคุณภาพอยู่ที่ความสามารถในการทำงานเป็นทีมและสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่เปิดกว้างภายในทีม
บทบาทหลักของผู้ประสานงานคุณภาพ
- การเตรียมและวางแผน ผู้ประสานงานคุณภาพมีหน้าที่ในการเตรียมและวางแผนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการประสานงานคุณภาพภายในทีม โดยใช้ข้อมูลและข้อกำหนดจากผู้บริหารหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้งานเป็นไปตามเป้าหมาย
- การสื่อสาร ผู้ประสานงานคุณภาพมีบทบาทในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม โดยช่วยในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและข้อความต่าง ๆ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจภารกิจและวัตถุประสงค์ของทีม
- การสนับสนุนและช่วยเหลือ ผู้ประสานงานคุณภาพเป็นตัวกลางในการสนับสนุนและช่วยเหลือสมาชิกในทีม ในการแก้ไขปัญหาหรือข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้น และให้คำแนะนำในการตระหนักถึงวิธีการแก้ไขที่เหมาะสม
- การสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม ผู้ประสานงานคุณภาพช่วยสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมที่เน้นความร่วมมือ และสร้างการเชื่อมโยงระหว่างสมาชิกในทีม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกถึงความสำคัญของการสื่อสารและมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
ผู้ประสานงานคุณภาพมีบทบาทสำคัญในการสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับการทำงานเป็นทีมและการพัฒนาทีมให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
คุณสมบัติของผู้ประสานงาน
ผู้ประสานงานคุณภาพเป็นบทบาทที่มีความสำคัญในการเชื่อมโยงและประสานงานระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพสูงสุด คุณสมบัติที่สำคัญของผู้ประสานงานคุณภาพสามารถแบ่งออกเป็นดังนี้:
- ทักษะการสื่อสาร มีทักษะการสื่อสารที่ดีทั้งในรูปแบบการพูดและการเขียน เข้าใจและสามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนกับทุกฝ่ายภายในองค์กร รวมถึงการเป็นผู้ฟังที่ดีเพื่อเข้าใจความต้องการและความเห็นของผู้อื่น
- ทักษะการควบคุมอารมณ์ สามารถจัดการกับสถานการณ์และอารมณ์ของตนเองและของผู้อื่นได้ดี เช่น การเผชิญกับความไม่พอใจหรือข้อขัดแย้งและสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์
- ทักษะการวางแผนและการจัดการเวลา สามารถวางแผนและจัดการกับงานให้เป็นระเบียบและมีลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถจัดการกับเวลาและทันตามกำหนดการได้อย่างเหมาะสม
- ความเข้าใจเกี่ยวกับคุณภาพ มีความรู้และความเข้าใจในเรื่องของคุณภาพและกระบวนการการประสานงานคุณภาพ เช่น มีความรู้เกี่ยวกับมาตรฐาน ISO, Six Sigma หรือหลักการการจัดการคุณภาพอื่น ๆ
- ทักษะการทำงานเป็นทีม สามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในทีม รวมถึงการสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพและการสนับสนุนกันอย่างเต็มที่
- ความสามารถในการเป็นผู้นำและแก้ไขปัญหา สามารถเป็นผู้นำและเสนอแนวคิดหรือแก้ไขปัญหาในทีมได้อย่างเหมาะสม และมีความสามารถในการทำให้คำพูดและแนวคิดของตนมีอิทธิพลในทีม
- ความรับผิดชอบและการมุ่งมั่น มีความรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมาย และมีความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ตามเป้าหมายและมาตรฐานที่กำหนดไว้
- ทักษะการเรียนรู้และปรับตัว มีความสามารถในการเรียนรู้และปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง และสามารถปรับปรุงทักษะและความรู้ตามความต้องการของงานและองค์กร
- ความนิยมสำหรับรายละเอียด มีความสนใจในรายละเอียดและความถูกต้อง เน้นการตรวจสอบและตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่างานที่ทำมีคุณภาพและถูกต้อง
- ทักษะการใช้เทคโนโลยี มีความคุ้นเคยและสามารถใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและเครื่องมือต่าง ๆ ในการจัดการข้อมูลและสื่อสาร เช่น โปรแกรมการจัดการเอกสาร ระบบสารสนเทศองค์กร และโปรแกรมการประสานงานออนไลน์
- จรรยาบรรณและความเชื่อถือได้ มีความซื่อสัตย์และจรรยาบรรณในการทำงาน รวมถึงความเชื่อถือได้จากผู้อื่นในการประสานงานและการจัดการข้อมูลที่อยู่ในความความลับ
- ความสามารถในการแก้ไขปัญหา มีความสามารถในการระบุและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการประสานงานและการจัดการคุณภาพ โดยใช้การวิเคราะห์และการหาทางออกอย่างมีเหตุผลและสร้างสรรค์
ผู้ประสานงานคุณภาพที่มีคุณสมบัติเหล่านี้สามารถทำหน้าที่ให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพสูงสุดได้ในองค์กรหรือบริษัทที่ทำงานอยู่
สรุป
ผู้รับผิดชอบงานธุรการมีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนและสร้างพื้นฐานที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินการขององค์กร ด้วยความเชี่ยวชาญและการใช้เทคนิคการจัดการที่เหมาะสม ผู้รับผิดชอบงานธุรการจะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกิจกรรมและบริการต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพสูงสุดได้ในทุกๆ ด้าน
