การเตรียมความพร้อมสู่การเป็นหัวหน้างานมืออาชีพ (Prepare for Supervisor)

หัวหน้างานมืออาชีพ คือ บทบาทที่มีความสำคัญในองค์กร เป็นผู้นำที่มีความรับผิดชอบในการบริหารจัดการและส่งเสริมความเชื่อมั่นและประสิทธิภาพให้กับทีมงานการเตรียมความพร้อมสู่การเป็นหัวหน้างานมืออาชีพ ไม่เพียงแค่เรียนรู้ทักษะและความรู้ใหม่ แต่ยังเกี่ยวข้องกับการพัฒนาทักษะระดับบุคคลและการเรียนรู้การปรับตัวกับบทบาทใหม่อย่างเหมาะสม เพื่อให้เตรียมความพร้อมสู่การเป็นหัวหน้างานมืออาชีพได้อย่างเหมาะสม

วันนี้ HR-ODTHAI มีคำแนะนำ และสาระดีๆ มานำเสนอเกี่ยวกับแนวทางการเตรียมความพร้อมสู่การเป็นหัวหน้างานมืออาชีพ

ภาวะผู้นำ คือ

ภาวะผู้นำ คือ ลักษณะและคุณลักษณะที่ทำให้บุคคลมีความสามารถในการส่งเสริมและนำพาผู้อื่นไปสู่วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ ภาวะผู้นำมีลักษณะที่หลากหลายและสามารถแสดงออกในสถานการณ์และบทบาทต่าง ๆ ได้ตามความเหมาะสม โดยผู้นำผู้นำจะมีบทบาท ดังนี้

กำหนดทิศทางและวิสัยทัศน์ ผู้นำจะต้องกำหนดทิศทางและวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนให้กับกลุ่ม เพื่อให้สมาชิกในกลุ่มเข้าใจและมุ่งมั่นไปในทิศทางเดียวกัน
สร้างแรงจูงใจ ผู้นำจะต้องสร้างแรงจูงใจให้กับสมาชิกในกลุ่ม ทำให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วม ทุ่มเท และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
สนับสนุนและส่งเสริม ผู้นำจะต้องสนับสนุนและส่งเสริมให้สมาชิกในกลุ่มพัฒนาศักยภาพของตนเอง
ตัดสินใจ ผู้นำจะต้องตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆ อย่างมีวิจารณญาณ
แก้ปัญหา ผู้นำจะต้องแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

หน้าที่ของผู้นำ เมื่อได้รับตำแหน่งหัวหน้างาน

เมื่อได้รับตำแหน่งหัวหน้างาน หน้าที่ความรับผิดชอบจะเพิ่มมากขึ้น ผู้นำที่ดีจะต้องสามารถบริหารจัดการงาน ดูแลลูกน้อง และขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมาย หน้าที่หลักๆ ของผู้นำเมื่อได้รับตำแหน่งหัวหน้างาน มีดังนี้

1. กำหนดเป้าหมายและทิศทาง

กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และท้าทาย
สื่อสารเป้าหมายให้ลูกน้องทุกคนเข้าใจตรงกัน
กำหนดกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการเพื่อบรรลุเป้าหมาย
ติดตามผลและประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ

2. บริหารจัดการงาน

วางแผนงาน มอบหมายงาน ติดตามผล และประเมินผลงานลูกน้อง
จัดสรรทรัพยากรต่างๆ เช่น เวลา เงินทุน อุปกรณ์ ให้เพียงพอต่อการทำงาน
แก้ไขปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ที่เกิดขึ้น
พัฒนาระบบและกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

3. ดูแลลูกน้อง

สร้างแรงจูงใจให้ลูกน้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
พัฒนาทักษะและความรู้ให้กับลูกน้อง
ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม
ดูแลสวัสดิการและความเป็นอยู่ของลูกน้อง
แก้ไขปัญหาความขัดแย้งที่เกิดขึ้น
สื่อสารกับลูกน้องอย่างสม่ำเสมอ

4. เป็นแบบอย่างที่ดี

ประพฤติตนอยู่ในกรอบกฎหมาย ระเบียบ และจริยธรรม
ทำงานอย่างมีวินัย ตรงต่อเวลา และทุ่มเท
มีความรับผิดชอบต่อผลงานของตนเองและทีม
ซื่อสัตย์ ยุติธรรม และโปร่งใส
แต่งกายสุภาพ เรียบร้อย เหมาะสม

5. พัฒนาตนเอง

เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ อยู่เสมอ
ศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับงานและธุรกิจ
เข้าร่วมอบรมและสัมมนา
แลกเปลี่ยนประสบการณ์กับผู้นำคนอื่นๆ

6. สร้างความสัมพันธ์

สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกน้อง เพื่อนร่วมงาน ผู้บังคับบัญชา และลูกค้า
สื่อสารและประสานงานกับผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ
ร่วมมือร่วมใจกับผู้อื่นเพื่อบรรลุเป้าหมาย

7. ตัดสินใจ

วิเคราะห์ข้อมูลอย่างรอบคอบ
พิจารณาผลดีผลเสียของทางเลือกต่างๆ
ตัดสินใจอย่างมีวิจารณญาณ
รับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของการตัดสินใจ

8. แก้ปัญหา

ระบุสาเหตุของปัญหา
หาทางออกที่เป็นไปได้หลายๆ ทางเลือก
เลือกทางออกที่ดีที่สุด
นำทางออกไปปฏิบัติ
ติดตามผลและประเมินผล

9. สร้างสรรค์

คิดริเริ่มสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ
หาวิธีการทำงานใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพ
นำเสนอไอเดียใหม่ๆ
กล้าเสี่ยง

10. มองการณ์ไกล

คิดถึงอนาคต วางแผนระยะยาว
มองหาโอกาสใหม่ๆ
เตรียมพร้อมรับมือกับความเปลี่ยนแปลง

การเป็นผู้นำที่ดีนั้น จำเป็นต้องอาศัยทักษะ ความรู้ และประสบการณ์ ผู้นำที่ดีจะต้องสามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ ได้ พัฒนาตนเองอยู่เสมอ และสร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้อื่น

หัวหน้างานที่จะเป็นผู้นำได้

หัวหน้างาน เปรียบเสมือนฟันเฟืองสำคัญที่ขับเคลื่อนองค์กรให้บรรลุเป้าหมาย หน้าที่ความรับผิดชอบของหัวหน้างานนั้นกว้างขวางและท้าทาย จำเป็นต้องอาศัยทักษะ ความรู้ และประสบการณ์ที่หลากหลาย

หัวหน้างานที่ดี ไม่ได้หมายความว่าต้องมีตำแหน่งสูง หรือมีอำนาจมาก แต่หมายถึง บุคคลที่มีคุณสมบัติ และ ทักษะ ที่จำเป็นในการนำพาทีมงานไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

หัวหน้างานที่จะเป็นผู้นำได้ ควรมีคุณสมบัติ ดังนี้

1. ทักษะความเป็นผู้นำ

มีวิสัยทัศน์ กำหนดทิศทางและเป้าหมายที่ชัดเจน
สร้างแรงบันดาลใจ กระตุ้นให้ลูกน้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ตัดสินใจ ตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆ อย่างมีวิจารณญาณ
แก้ปัญหา แก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
บริหารความขัดแย้ง จัดการความขัดแย้ง การไกล่เกลี่ย และการเจรจาต่อรอง

2. ทักษะการบริหารจัดการ

วางแผนงาน วางแผนงาน มอบหมายงาน ติดตามผล และประเมินผลงาน
บริหารทรัพยากร จัดการทรัพยากรต่างๆ เช่น เวลา เงินทุน อุปกรณ์ ให้เพียงพอต่อการทำงาน
สื่อสาร สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ชัดเจน เข้าใจง่าย
บริหารคน สร้างแรงจูงใจ พัฒนาทักษะและความรู้ให้กับลูกน้อง ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม ดูแลสวัสดิการและความเป็นอยู่ของลูกน้อง

3. ทักษะอื่นๆ

จริยธรรม ประพฤติตนอยู่ในกรอบกฎหมาย ระเบียบ และจริยธรรม
ความรับผิดชอบ รับผิดชอบต่อผลงานของตนเองและทีม
การเรียนรู้ เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ อยู่เสมอ
ความคิดสร้างสรรค์ คิดริเริ่มสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ
ความมุ่งมั่น มุ่งมั่นทุ่มเท อดทน ไม่ย่อท้อ

หัวหน้างานที่ดี เปรียบเสมือน โค้ช คอยให้คำปรึกษา สนับสนุน และช่วยให้ลูกน้องพัฒนาศักยภาพของตนเอง

ความแตกต่างระหว่างหัวหน้ากับผู้นำ

หัวหน้า กับ ผู้นำ แม้จะมีความหมายที่ใกล้เคียงกัน แต่มีความแตกต่างกันทั้ง มุมมอง วิธีการ และ ผลลัพธ์ ดังนี้

มุมมอง

หัวหน้า มุ่งเน้นไปที่ งาน ต้องการให้ลูกน้องทำงานให้เสร็จตามคำสั่ง
ผู้นำ มุ่งเน้นไปที่ เป้าหมาย ต้องการพาลูกน้องไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

วิธีการ

หัวหน้า ใช้ อำนาจ สั่งการ ควบคุม ลูกน้อง
ผู้นำ ใช้ อิทธิพล สร้างแรงบันดาลใจ กระตุ้น ให้ลูกน้องทำงานด้วยความสมัครใจ

ผลลัพธ์

หัวหน้า ได้รับ ผลงาน ตามที่สั่ง
ผู้นำ ได้รับ ผลลัพธ์ ที่เหนือกว่าเป้าหมาย

หัวหน้าที่ดี เปรียบเสมือน นายทหาร สั่งการ ควบคุม ให้ทหารทำงานให้บรรลุเป้าหมาย ผู้นำที่ดี เปรียบเสมือน กัปตัน นำทาง สร้างแรงบันดาลใจ ให้ลูกเรือร่วมฝ่าฟันอุปสรรคไปสู่จุดหมายปลายทาง

องค์กรที่ดี ต้องการทั้ง หัวหน้า และ ผู้นำ

หัวหน้า จำเป็นสำหรับการควบคุมดูแล สั่งการ ให้ลูกน้องทำงานให้เสร็จตามเป้าหมาย
ผู้นำ จำเป็นสำหรับการสร้างแรงบันดาลใจ กระตุ้น ให้ลูกน้องทำงานด้วยความมุ่งมั่น ทุ่มเท

หัวหน้า สามารถพัฒนาตนเองให้เป็น ผู้นำ ได้

เรียนรู้ทักษะความเป็นผู้นำ
ฝึกฝนการสื่อสาร
พัฒนาความสัมพันธ์กับลูกน้อง
มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายร่วมกัน

ผู้นำ ที่ดี จะขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จ

เป้าหมายของผู้นำต้อง SMART

เป้าหมายของผู้นำควรเป็น เป้าหมายแบบ SMART ย่อมาจาก Specific (เฉพาะเจาะจง), Measurable (วัดผลได้), Achievable (บรรลุผลได้จริง), Relevant (มีความเกี่ยวข้อง), Time-bound (มีกรอบเวลา)

เหตุผลที่ผู้นำควรตั้งเป้าหมายแบบ SMART

ชัดเจน เป้าหมายที่ชัดเจน ทำให้เข้าใจง่าย สื่อสารได้ตรงกัน
วัดผลได้ เป้าหมายที่วัดผลได้ ช่วยติดตามความคืบหน้า ประเมินผล
ท้าทายแต่ achievable เป้าหมายที่ท้าทาย กระตุ้นให้พยายาม แต่ achievable ทำให้มั่นใจว่าบรรลุเป้าหมายได้
มีความเกี่ยวข้อง เป้าหมายที่เกี่ยวข้อง สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ กลยุทธ์ ขององค์กร
มีกรอบเวลา เป้าหมายที่มีกรอบเวลา กำหนดระยะเวลา สร้างความเร่งด่วน

ตัวอย่างเป้าหมายแบบ SMART ของผู้นำ

เพิ่มยอดขาย 10% ภายใน 6 เดือน: Specific: เพิ่มยอดขาย Measurable: 10% Achievable: ท้าทายแต่ achievable Relevant: สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร Time-bound: 6 เดือน
ลดต้นทุนการผลิต 5% ภายใน 1 ปี: Specific: ลดต้นทุนการผลิต Measurable: 5% Achievable: ท้าทายแต่ achievable Relevant: สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร Time-bound: 1 ปี
พัฒนาทักษะการสื่อสารให้ดีขึ้น ภายใน 3 เดือน: Specific: พัฒนาทักษะการสื่อสาร Measurable: ดีขึ้น Achievable: ท้าทายแต่ achievable Relevant: จำเป็นสำหรับผู้นำ Time-bound: 3 เดือน
เพิ่มพูนความรู้ด้านเทคโนโลยีใหม่ ภายใน 1 ปี: Specific: เพิ่มพูนความรู้ด้านเทคโนโลยีใหม่ Measurable: เรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ Achievable: ท้าทายแต่ achievable Relevant: จำเป็นสำหรับผู้นำในยุคดิจิทัล Time-bound: 1 ปี
สร้างแรงจูงใจให้ลูกน้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ: Specific: สร้างแรงจูงใจให้ลูกน้อง Measurable: ลูกน้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ Achievable: ท้าทายแต่ achievable Relevant: หน้าที่ของผู้นำ Time-bound: ต่อเนื่อง

การตั้งเป้าหมายแบบ SMART เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้นำ ช่วยให้บรรลุเป้าหมาย ขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จ

การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การมอบหมายงานเป็นทักษะสำคัญสำหรับผู้นำ ช่วยให้บรรลุเป้าหมาย เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างแรงจูงใจให้กับลูกน้อง

หลักการสำคัญของการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ:

1. เลือกคนให้ถูกงาน

พิจารณาความรู้ ทักษะ ประสบการณ์ ของลูกน้อง
เลือกคนที่มีความสามารถเหมาะสมกับงานมากที่สุด
มองหาวิธีพัฒนาศักยภาพของลูกน้อง

2. กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ชัดเจน

บอกลูกน้องให้เข้าใจว่า ต้องการอะไร
กำหนดเป้าหมายที่ SMART
อธิบายผลลัพธ์ที่คาดหวัง

3. แจ้งรายละเอียดของงาน

อธิบายงานให้ชัดเจน ครบถ้วน
บอกวิธีการ ขั้นตอน
ตอบคำถาม ข้อสงสัย

4. มอบอำนาจและความรับผิดชอบ

ให้ลูกน้องมีอำนาจตัดสินใจ แก้ปัญหา
รับผิดชอบต่อผลงาน
สนับสนุน ให้คำปรึกษา

5. ติดตามผลและประเมินผล

ติดตามความคืบหน้า เป็นระยะ
ให้คำติชม เสนอแนะ
ประเมินผลงาน

เทคนิคการมอบหมายงาน

เทคนิค FACE
Focus (มุ่งเน้น) อธิบายงานให้ชัดเจน
Autonomy (อำนาจ) มอบอำนาจให้ตัดสินใจ
Clarity (ความชัดเจน) ตอบคำถาม ข้อสงสัย
Engagement (การมีส่วนร่วม) กระตุ้นให้มีส่วนร่วม
เทคนิค GROW
Goal (เป้าหมาย) กำหนดเป้าหมายที่ SMART
Reality (ความเป็นจริง) วิเคราะห์สถานการณ์
Options (ทางเลือก) ระดมความคิด หาทางเลือก
Will (ความมุ่งมั่น) วางแผน ลงมือทำ

ข้อควรระวัง

ไม่มอบหมายงานที่เกินกำลัง
ไม่มอบหมายงานที่ขาดความท้าทาย
ไม่มอบหมายงานแบบ micromanage
ไม่สื่อสารไม่ชัดเจน
ไม่ติดตามผล

การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้นำบรรลุเป้าหมาย สร้างแรงจูงใจให้กับลูกน้อง พัฒนาทักษะ และสร้างทีมที่ประสบความสำเร็จ

10 คุณสมบัติหัวหน้างาน

การเป็นหัวหน้างานต้องการคุณสมบัติที่หลากหลายและความสามารถที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับลักษณะของงานและบริบทที่กำลังพบเจอ อย่างไรก็ตาม มีคุณสมบัติที่เป็นที่ยอมรับว่าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับหัวหน้างานอย่างต่อเนื่อง

มีวิสัยทัศน์ ความสามารถในการมองเห็นและวางแผนสำหรับอนาคตของทีมหรือองค์กร และสามารถแบ่งปันวิสัยทัศน์นั้นให้กับผู้อื่นได้อย่างชัดเจน
การสื่อสารเป็นอย่างดี สามารถสื่อสารอย่างชัดเจนและเป็นกลางให้กับทีม โดยการใช้ทักษะการพูด การเขียน และการฟัง
ความเชื่อมั่น มีความมั่นใจในตนเองและในทีมงาน สามารถแสดงความเชื่อมั่นนี้ให้ผู้อื่นเห็นและมั่นใจในการตามหลัง
ความชำนาญในงาน มีความเชี่ยวชาญและความรู้ในงานที่กำลังดำเนินอยู่ และสามารถให้คำแนะนำและความช่วยเหลือให้แก่ทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความสามารถในการจัดการเวลา สามารถจัดการเวลาและทรัพยากรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้งานดำเนินไปได้ตามเป้าหมาย
การเลี้ยงผู้นำ สามารถสร้างและเลี้ยงผู้นำที่มีความสามารถในทีม และส่งเสริมพัฒนาความสามารถของพวกเขาในงาน
การสร้างทีม มีความสามารถในการสร้างทีมที่มีความเชี่ยวชาญและมีสมรรถนะที่ต้องการ เพื่อให้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การแก้ไขปัญหามีความสามารถในการตีความและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน และใช้ความคิดสร้างสรรค์เพื่อหาทางออก
ความเป็นผู้สัมพันธ์ สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและสร้างสภาพแวดล้อมที่กระตุ้นให้ทีมงานร่วมกันได้
ความรับผิดชอบ มีความรับผิดชอบในผลลัพธ์ของงานและทีมงาน และเต็มใจรับผิดชอบทั้งความสำเร็จและความล้มเหลวของทีม

สรุป

การเตรียมความพร้อมสู่การเป็นหัวหน้างานมืออาชีพเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและความพยายามในการพัฒนาทักษะและคุณลักษณะที่จำเป็น ผู้ที่ต้องการเป็นหัวหน้างานมืออาชีพจะมีโอกาสสูงในการประสบความสำเร็จในบทบาทใหม่ของตน และสามารถนำทีมไปสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืนได้อย่างมั่นคง